ムダな会議はもうしない！営業会議の効率を高める10の秘訣

そもそも、営業会議では何をするのか？

営業会議は、営業部門のメンバーによる社内ミーティングです。顧客相手の打ち合わせとは異なり、社内のメンバーだけが参加し、営業活動に必要な情報を共有する目的で行われます。通常はリーダー（営業部門の管理職や経営幹部など）が主催し、営業担当者が参加して、次のような議題について話し合います。

• 現在の営業成績
• リーダーが考える最重要事項
• 競合に関する情報
• 今後のチームの優先課題

毎週の営業会議、四半期ごとの定期会議、年次の営業総会など、会議の種類によって取り上げられる議題は異なりますが、ここで紹介する10のヒントは、どのような話し合いにも役立ちます。参加する全員にとって有益な、ムダのない営業会議のために、ぜひ実践してください。

1. 議題と目的を明らかにする

会議の主催者はもちろんのこと、参加者全員が会議の目的をしっかり理解できるように、議題を作成しましょう。たとえば、重要業績評価指標（KPI）の進捗を確認する短時間の会議なのか、四半期末にサポートが必要な商談を特定する会議なのか、そしてなぜその会議を行うのかを明記します。

明確な議題や目的がない会議に、営業担当者を招集してはいけません。営業担当者を会議に呼べば、その間、見込み客の獲得や、メールやプレゼン資料の作成など、売上につながる活動ができなくなることをお忘れなく。

議題を作成し、会議の目的を明らかにしたら、次は会議での発言者を決めます。事前に打ち合わせをして、次のことを決めておきましょう。

• 誰が進行役を務めるか
• 誰のパソコン画面を投影するか（必要な場合）
• 発表者や画面の引き継ぎをどう処理するか
• 質問は最後に受け付けるか、それとも随時回答するか
• 会議の出席者に、しておいてほしいことはあるか

議題は、事前に出席者に送っておきます。大まかな流れを知らせることは、時間を無駄にさせない姿勢を示すことにもつながるからです。

2. 技術的な問題に妨げられないよう準備する

オンライン会議をする機会が以前に比べて増えています。オンラインでも対面でも、デジタル機器を使った会議で技術的なトラブルが起こらないよう、事前の準備は入念に行います。パソコンの更新を済ませ、必要なソフトウェアをダウンロードし、関係のないプログラムやチャットは閉じておきます。

技術的な不具合で会議の時間を無駄にするのを避けるために、発表者には前もって機器の確認をしておくよう依頼します。わずか10分の事前準備でも、するとしないのとでは大違いです。自分が進行役と発表者を兼ねる場合も同様に、事前に機器をチェックし、発表の流れを確認しておきます。

3. 予定どおりに始め、終わらせる

出席者の時間を尊重するために、会議は定刻どおりに実施しましょう。営業担当者は毎日、少しでも多くの顧客に電話やメールをするために時間をやり繰りしています。会議を時間どおりに開始、終了して、予定を乱さないようにすることが重要です。

会議が長引いてしまいがちな場合は、質問や意見を最後にまとめて受け付けるようにするか、1回の会議で取り上げる議題の数を減らしてみます。議題を見直し、最も重要なものはどれか、出席者の意見も聞いてみるといいでしょう。重要な話し合いを無理に切り上げる必要はありませんが、時間を守ることにも気を配り、最適なバランスを目指してください。

4. 適切な頻度で開催する

会議には必然性が不可欠です。「こんな話ならメールで済んだよね」という声をよく聞きますが、実際、簡単な社内連絡や計画の変更などを伝えるだけなら、メールよりビジネスチャットの方がシンプルで効果的でしょう。

営業会議のタイミングと頻度は重要です。毎日の朝礼など、頻繁に開催している会議がある場合は、内容を見直し、あまり重要なトピックがないようならば、頻度を減らすことも検討します。

計画どおりの開催にこだわる必要はありません。共有すべき重要事項がないときは会議を取りやめることで、営業担当者は「会議のための会議」に出る時間を意味のある業務に使えるようになります。

5. 情報共有は、チーム全員に

チームにまだ知らされていないことを伝達するのは、リーダーの仕事です。特に、前回の会議から時間が経過している場合は、説明すべきことがいろいろあるでしょう。

価格の変更や、販売予測の最新情報、製品に関するニュース、トップの方針転換など、営業活動に影響を与える重要な情報があるときは、チーム全員に説明します。また、これまでの会議で出てきた問題や質問へのフォローも必要です。この説明に時間がかかりそうな場合は、それだけを目的とする臨時会議を開くことも検討します。

6. 現状や障壁についてチームで話し合う場にする

全員が集まる機会に情報共有することで、うまくいっていること、いっていないことが見えてきます。見込み客や担当顧客について、重要な商談でのやり取り、各自の営業目標やKPIの達成状況などを聞き出してみましょう。

何か問題が起きていないかも聞き取ります。壁にぶつかっている営業担当者に手を差し伸べ、問題解決へと導くのもリーダーの務めです。

うまくいっていること、支援が必要なことを把握したら、個別に、またはグループ単位で、具体的な行動計画を策定します。

7. 功績を評価し、やる気につなげる

営業担当者が大きな契約を獲得した、数か月連続で目標を達成したといった功績は、営業会議の場で称えましょう。褒められた本人はもちろん、営業部門全体にも好影響を与えます。

頑張りを認めて評価することで、その本人だけでなくチーム全体のやる気を引き上げることができます。米国人材マネジメント協会（SHRM）とGloboforceが発表した調査報告書によると、人事担当者の68%が適切な評価は従業員の定着率を上げると考え、同じく56%が採用活動にも良い影響をもたらすと考えています。

できるだけ具体的に褒めるようにします。単に「優れた功績を上げた」と言うよりも、「難しい取引先との交渉に粘り強く取り組んだ」と言う方が効果的です。なかには目立つ扱いを好まない人もいるので、1on1ミーティングなどで事前に確認して本人の希望を尊重しましょう。

8. 質問、提案、意見交換の時間を設ける

営業会議のなかで、必ず意見交換の時間を設けます。営業会議は、リーダーから営業担当者に情報を伝達するだけの場ではありません。チームメンバーが互いに学び、より良いやり方をともに考える機会でもあります。

たとえば、次の点について意見やアイデアを出し合います。

• 営業とマーケティング、または営業と顧客サービスとの連携強化
• オンライン営業のヒント
• 商品やサービスの新しい提案方法
• 同業他社との提携
• 競合他社の営業、マーケティング、価格設定の手法
• 次四半期や来年度の目標設定

活発に意見を出してもらえるように、営業のためになるテーマを選びましょう。

9. 次にやるべきことを決める

議題ごとに具体的にやるべきことと責任者を決めていきます。次に何をするかをはっきりさせないまま、会議を終わらせてはいけません。

見込み客や顧客への対応については、それぞれの担当者が引き受けることになるでしょう。しかし、別の部門とのやり取りが必要な仕事、たとえば新しい販促活動について財務部門と相談する、見込み客獲得についてマーケティング部門と話し合う、などの活動については、責任者を指名します。これにより、重要な仕事が何もしないまま放置されるのを防げます。次回の会議で、どの活動について進捗報告が必要かも決めておきましょう。

10. チームの士気を高める

営業は厳しい仕事です。何度断られてもめげない忍耐力が求められ、報われないことも多々あります。景気が後退すれば、見込み客の動きも鈍くなります。他にもさまざまな事情で、チーム全体や個々の担当者が苦境に立たされることがあるでしょう。

そのようなときこそ、リーダーは正面から課題に取り組み、チームと密にコミュニケーションをとる必要があります。リーダーが営業チームの働きに力をもらっていることを伝えれば、営業担当者の士気も高まるでしょう。難しい時期には、決起のために営業会議を活用しましょう。

好調な時期にも、チームの士気を高めるためにできることは数多くあります。ゲームやコンテストで成果を称える、マイルストーンの達成に賞品をつけるなど、前向きに仕事に取り組めるよう工夫しましょう。

困難を乗り越えられる、強い営業チームを築いてください。

時は金なり

結局のところ、営業リーダーにとって一番大切なのは、担当者が商談に全力で臨めるようにすることです。営業会議をうまく活用して、優先すべきことに目を向けさせ、高い生産性を維持させることが重要です。

営業担当者の時間は、一瞬たりとも無駄にできません。効率的な営業会議を心がけ、有意義な時間にしましょう。営業の生産性を高めるヒントについては、営業力強化塾 “安易な値引き”と“無駄な失注”をなくす3つの質問をご覧ください。