Qué son las metodologías ágiles y cómo pueden ayudar

Las metodologías ágiles no son apenas herramientas, sino estrategias integrales - estrategias de marketing, gestión de servicios y más - que impulsan a las organizaciones a gestionar sus proyectos con rapidez y flexibilidad. Estas metodologías ayudan en el desarrollo de proyectos que necesitan mayor enfoque para adecuarse a las necesidades del cliente.

Es decir, una metodología ágil es una innovadora forma de trabajar y organizar flujos, que divide los proyectos en partes, permite adaptarse sobre la marcha, complementa y resuelve etapas en poco tiempo.

Con las metodologías ágiles, no se planifica ni se diseña el proyecto por adelantado, es decir, a medida que ellas se van desarrollando se va definiendo el proyecto. Siendo así, los involucrados trabajan por períodos específicos, mientras que cada miembro del equipo debe ejecutar una serie de tareas. Al final de la ejecución de las tareas, cada miembro o equipo entrega los avances, recibe devoluciones y comienza otra vez el proceso, lo que permite que los cambios necesarios sean implementados.

Si tu Pyme ya ha dado el primer paso hacia la transformación digital este es un buen momento para implementar las metodologías ágiles. Con ellas puedes incrementar la calidad de tus productos o servicios reduciendo costos y tiempo.

El concepto de metodología ágil nació en 2001 y fue pensado por un grupo de 17 líderes de la informática, desarrolladores de software y administradores, que se juntaron para discutir los métodos de desarrollo de software ligero.

De ese encuentro, surgieron una serie de principios que conforman el manifiesto ágil, que determina las bases primordiales que debe cumplir cualquier método ágil. En un primer momento, los principios fueron pensados para los programadores, pero se adaptaron y hoy son valiosos para los equipos de distintas áreas. 

A continuación están los principios adaptados:

• El cliente en primer lugar a través de entregas tempranas y continuas: la entrega temprana y continua aumenta la probabilidad de satisfacer las demandas de los clientes y contribuye a la generación de un retorno de la inversión más rápido.

• Estar siempre abierto a cambios: las solicitudes de cambio deben ser siempre bienvenidas, incluso en las últimas etapas de la ejecución del proyecto. A diferencia de la gestión de proyectos tradicional, en las metodologías ágiles, los equipos tienen como objetivo aceptar la incertidumbre y reconocer que incluso un cambio tardío puede tener mucho valor para el cliente final. 

• Entregas con valor: originalmente fue establecido para las metodologías ágiles "entregar software que funcione con frecuencia, desde un par de semanas hasta un par de meses, con una preferencia hacia la escala de tiempo más corta". Aquí el principal objetivo es reducir el tamaño de los lotes que utilizas para procesar el trabajo.

• Eliminar silos organizacionales entre los equipos: en este punto el objetivo es crear una sincronización entre las personas que crean valor y las que lo planifican o venden. Sólo así lograrás una colaboración interna fluida, lo que mejorará el rendimiento de tu proceso.

• Motivación a los involucrados: al reducir la microgestión y potenciar a los miembros del equipo motivados, los proyectos se completan más rápido y con mejor calidad.

• La comunicación, de preferencia, debe ocurrir cara a cara: la comunicación en persona reduce el tiempo de respuesta. Pero, con el desarrollo de la tecnología y equipos trabajando remotamente, podemos adaptar este principio ágil para: comunicación directa. Es decir, cuando tengas una manera de llegar rápidamente a tu equipo para discutir asuntos de trabajo, hazlo.

• Un software de trabajo es la principal medida de progreso: no importa cuántas horas de trabajo hayas invertido en tu proyecto: si el resultado no es lo que tu cliente espera que sea, tienes problemas.

• Mantén un ritmo de trabajo sostenible: al utilizar una metodología ágil, uno de los objetivos es evitar sobrecargas y optimizar la forma de trabajo de tus equipos para que puedas realizar entregas con frecuencia y responder a los cambios.

• La excelencia continua mejora la agilidad: al mantener la excelencia operativa, tus equipos tienen menos problemas para reaccionar a los cambios y mantienen la agilidad.

• La simpleza es importante: siempre que puedas hacer algo de manera sencilla, hazlo, al final ¿por qué perder tiempo complicándote?. Ten esto en consideración al  implementar una metodología ágil y evita hacer algo por el simple hecho de hacerlo.

• Equipos más libres generan más valor: equipos motivados generan el máximo valor para el cliente. Fíjate: Si tienes que conducir hacia adelante a tus equipos, tal vez aún no es el mejor momento para implementar una metodología ágil.

• Reflexiona sobre tu forma de trabajar para aumentar la productividad: tú y tus equipos deben reflexionar sobre cómo ser más eficaces, discutan lo que salió mal y hagan los ajustes necesarios para volver a empezar. Sólo así, serás capaz de experimentar y mejorar tu rendimiento continuamente.

Más allá de apenas ayudar en la organización del desarrollo del proyecto, las metodologías ágiles poseen otras ventajas, como:

• Agilizar entregas rápidas y continuas: una de las principales y más importantes características de las metodologías ágiles son sus entregas rápidas y continuas. Con el uso de estas metodologías, es posible determinar un intervalo de tiempo donde todos los equipos deben realizar sus entregas, que puede ser una vez a la semana o una vez a cada 15 días.

• Mejorar la calidad del producto: a través de las metodologías ágiles, los equipos enfocan sus trabajos en la búsqueda por la excelencia del producto, lo que mejora el producto final.

• Aumentar la motivación de los trabajadores: los equipos de trabajo autogestionados, facilitan el desarrollo de la capacidad creativa y de innovación entre sus miembros.

• Estimular el trabajo colectivo: con las metodologías ágiles, distintos equipos y reuniones frecuentes son necesarias. Esto permite una mejor organización del trabajo colaborativo entre equipos de distintas áreas de la empresa.

• Predecir resultados y minimizar los riesgos: gracias a revisiones continuas y a la posibilidad de cambios, es posible una mirada predictiva sobre el resultado y esto minimiza los riesgos de cometer errores inmodificables.

• Reducir los costos: la gestión continua del proyecto en las metodologías ágiles  elimina la posibilidad de fracaso absoluto, una vez que los errores se van identificando a lo largo del desarrollo y pueden ser corregidos, lo que evita pérdidas.

Existen diversas metodologías ágiles, incluso muchas empresas deciden combinarlas con la finalidad de mejorar su día a día. Abajo te mostramos las más utilizadas:

Scrum: esta metodología se lleva adelante en “Sprints”, es decir, procesos de trabajo que deben ser lo más cortos posibles. Al final de cada sprint, el equipo debe entregar una versión mejorada del proyecto para que sea analizada por todos los interesados; luego de eso, los evaluadores dan una devolución, lo que da inicio al proceso de mejora.

Kanban: Kanban es una palabra japonesa que en español significa “tarjeta visual”. Esta metodología sugiere una comunicación en tiempo real y controla el trabajo a través de una línea de producción. Es decir, se crean tres columnas: pendientes, en proceso y terminadas. De esa forma, es posible clasificar las tareas y visualizar fácilmente sus avances.

Hay otras herramientas online similares a Kanban, como Trello y Monday.

Extreme Programming o XP: esta es una metodología ágil creada para responder a ambientes muy cambiantes donde se necesita una retroalimentación permanente. Ella busca enfatizar la adaptabilidad de un proyecto, sólo así se conseguirá el resultado esperado.

Quienes trabajan con esta metodología deben entender que los cambios son inevitables y, muchas veces, más beneficiosos que un crecimiento estático.

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¡Hasta luego!