האם אי פעם נשאלתם אם העסק הקטן שלכם שומר על "clean data"? ומה התשובה? הוא באמת שומר? ואולי אתם בכלל תוהים: מה זה בדיוק "בסיס נתונים נקי" ולמה זה משנה?


בסיס נתונים נקי - כלומר נתונים ותיעודים חפים מאי דיוקים, כפילויות ושורות ריקות - מסייעים לעסק הקטן שלכם להתנהל מהר יותר, חלק יותר וביעילות גבוהה יותר. נתונים שאינם "נקיים" גורמים לכאבי ראש רציניים ויכולים גם לעשות את ההבדל בין "זכייה" בלקוחות חדשים לבין משלוח הודעות שלעולם לא מגיעות ללקוחות פוטנציאליים. ההפסד הזה מסתכם עבור העסקים ב-12% מההכנסות הכוללות או כ-3.3 טריליון דולר בשנה לפי מגזין פורבס. למרבה המזל שמירה על ניקיון בסיס הנתונים שלכם יכולה להיות פשוטה ליישום ושווה בהחלט את המאמץ שתשקיעו בכך.

איך נראה "בסיס נתונים נקי"?
פתחו את אפליקציית אנשי הקשר בטלפון שלכם וגללו למטה עד הסוף. האם יש הרבה כפילויות של אנשי קשר או כאלה עם כתובות ישנות שאתם יודעים כבר לא בתוקף? הנה לכם נתונים שאינם "נקיים". ברשימת אנשי קשר מושלמת ונקייה, יש רשומה אחת לכל איש קשר, כאשר כל המידע מאוחד תחתיה - שם, כתובת פיזית וכתובת דוא"ל, מספרי טלפון וכך הלאה - עדכניים ומדויקים. כל רשומה כפולה או מידע לא מדויק, הם דוגמאות לנתונים לא נקיים.

כשאתם מחפשים איש קשר בטלפון שלכם ומגלים שהמידע לא מעודכן, זה לא נוח. אבל כשהעסק שלכם מתנהל עם מידע לא מעודכן, המשמעות היא בזבוז של זמן וכסף, כמו גם הזדמנויות שהתפספסו תודות ללידים לא טובים, מיילים שהגיעו למקום הלא נכון ותחזיות לא מדויקות.


אם אתם משתמשים במערכת ניהול לקוחות (CRM) או מתכננים להשתמש בכזו, ניקוי בסיס הנתונים שלכם הוא קריטי בכדי להפיק מהמערכת את המירב. זה נכון במיוחד אם אתם משתמשים באוטומציה שיווקית כלשהי, בהאזנה למדיה חברתית, או בכל פיצ'ר שמבטא את פרטי הקשר של הלקוחות שלכם. 

כך תשמרו על בסיס נתונים נקי ב-5 צעדים
אפשר להירגע; אתם לא צריכים תואר במדעי המחשב או חליפה נגד חומרים מסוכנים כדי לנקות את בסיס הנתונים שלכם. שמירה על נתונים נקיים בעסק, קשורה ברוב המקרים להכנת תכנית ולהיצמדות אליה: עקבו אחר חמשת הצעדים הללו כדי לנקות את בסיס הנתונים שלכם והקפידו לשמור על כך:

1. בנו תכנית
בחנו את הנתונים שהעסק שלכם אוסף. קבעו באילו חלקים ממנו אתם באמת משתמשים. ואז תגלו מה חסר, למה אתם לא זקוקים והאם ומדוע המידע שאתם אוספים לא נשאר "נקי".
לדוגמה, רוב החברות מבצעות מעקב אחרי פרטי קשר בסיסיים של לקוחות פוטנציאליים, לקוחות קיימים וספקים. האם אתם אוספים את כל המידע שאתם צריכים ועוקבים אחריו? האם יש שדות מסוימים שהרבה מהערכים שלהם מיושנים? האם יש לכם כפילויות רבות? זהו את ה-Blind spots ואת נקודות הכאב במערך הנתונים הנוכחי ובנו תוכנית לתיקון שלהן בעתיד. הצעדים האלה אולי ידרשו מאמץ מסוים בכדי "לסדר את הבית" לפני שמתקדמים, אבל זה בהחלט ישתלם.

2. בצעו בדיקות מיד בנקודת הכניסה
בשלב הראשון, גבו את התוכנית שלכם. הגדירו נהלים עבור בדיקת כל הנתונים שלכם בנקודת הכניסה. בין אם אתם כאלה שעוקבים אחרי כל לקוח חדש בעצמכם או שיש לכם צוות קטן שמשתמש ב-CRM, וודאו שכל מי שמזין נתונים עוקב אחר ההליך לאימות נתונים אלה בנקודת הכניסה. כמה רגעים נוספים לבדיקה כפולה מראש יכולים לחסוך לעסק שלכם הרבה מאמץ והזדמנויות שעלולות להיות מוחמצות בהמשך.


3. ערכו סקירות על מנת לדייק
זה בדיוק מה שזה נשמע. סקרו את כל הרשומות במאגר הלקוחות שלכם כדי להשיג דיוק. תלוי בגודלו של העסק ושל בסיס הנתונים של העסק שלכם, השלב הזה יכול לקחת לכם שעה או שעתיים אם תבצעו אותו בעצמכם, או להצדיק כלי תוכנה או יועץ שיעזרו.
עוד רעיון פשוט הוא לבקש מהלקוחות שלכם לשלוח לכם את המידע העדכני הנוכחי שלהם, ואז לבדוק את תשובותיהם אל מול רשימת אנשי הקשר שלכם.

4. השביתו את הכפילויות
זוכרים את הדוגמה של אפליקציית אנשי הקשר שהתחלנו איתה? רשומות כפולות יכולות לגרום לנזק רציני לצוותי המכירות, שעושים הרבה חיפושים באמצעות רשימת אנשי הקשר של החברה. שוב, אם העסק שלכם קטן ויש לו בסיס לקוחות קטן יחסית, ייתכן שתוכלו למחוק את הכפילויות בדאטה שלכם ידנית. אחרת, קראו את הבלוג הזה, לקבלת טיפים לתהליך, כולל אפליקציות חינמיות ובתשלום, שיכולות לעזור לכם אם אתם משתמשי סיילספורס.

5. סננו, חזרו ואספו עוד, ככל שצריך
ברגע שסיס הנתונים שלכם נקי ומסודרת, התחזוקה קלה כל עוד אתם ממשיכים את העבודה שעשיתם בצעדים 4-1 למעלה. תכננו תכנית לאיסוף כל הנתונים שאתם צריכים (ולא יותר), בדקו אותם מחדש בנקודת הכניסה וחקרו את הדיוק על בסיס קבוע - ואתם צריכים להיות מסודרים. קחו בחשבון שצוותי מכירות גדולים, עם הרבה כח אדם, שעושים חיפושים רבים, אולי יצטרכו לבחון ולמחוק נתונים לעיתים קרובות יותר מאשר ארגונים קטנים.

משם, זה עניין של הרחבת בסיס הנתונים שלכם כך שיענה על הצרכים העסקיים המתפתחים שלכם. ושימוש בכלים העסקיים הטובים ביותר כדי להפיק מבסיס הנתונים שלכם את המירב, באמצעות אוטומציה וחיזוי, ובהמשך להציע תמיכה מדהימה וחוויות לקוח.

מחפשים כלי שיעזור לכם להתחיל את המסע לבסיס נתונים נקי? למדו עוד על פתרונות לעסקים קטנים, מערכת CRM שנבנתה עבור עסקים קטנים. המערכת עוזרת למצוא לקוחות חדשים ולשמור אותם מרוצים כדי שתוכלו לצמוח מהר מתמיד. למדו עוד על מערכת ה-CRM שלנו לעסקים קטנים כשתעקבו אחרינו בלינקדאין.


ואם תרצו לקבל טיפים וטריקים נוספים לעסקים קטנים, קראו את הספר האלקטרוני שלנו.