Refiriéndose a las presentaciones, el expresidente de los Estados Unidos, Woodrow Wilson, dijo: «Si debo hablar diez minutos, necesito una semana de preparación... si debo hablar una hora, ya estoy listo». ¿Cuánto tiempo piensas que él habría necesitado para preparar una presentación virtual?
Si la idea de adaptarse a las reuniones por video es intimidante, tenemos buenas noticias: las habilidades que usamos para narrar historias en persona siguen siendo esenciales en línea. De hecho, lo son aún más en las presentaciones virtuales. Pero existen otras habilidades —como la visualización de datos— que pueden transformar el hecho de ver una pantalla en una experiencia cautivadora.
En este blog, estudiaremos cinco aspectos básicos para contar una historia atractiva de manera virtual. Y aunque necesitarás invertir tiempo para preparar una presentación icónica, esta guía te ayudará a lograrlo con más rapidez.
1: Elabora la estructura de tu historia
Ante una nueva presentación, podría ser tentador abrir de inmediato el software para diapositivas. Pero de ese modo es muy probable que se pierdan ideas al recopilar y, finalmente, presentar tu investigación. Si deseas compartir una historia, en lugar de una tesis, entonces evita este impulso.
Comienza con una estructura que te ayude a definir a quiénes te estás dirigiendo, qué deseas comunicar y cómo puedes captar el interés de tu audiencia. Existen tres micropasos en la creación de una estructura:
Conoce a su audiencia.
Tu presentación es un obsequio; debe ser cuidadosamente pensada y ser justo lo que tu cliente desea. Haz una pausa y considera cuáles son los problemas que enfrenta tu público. Es conveniente que te informes y que entiendas qué es lo que tu audiencia piensa y que muestres empatía. Recuerda que si tu audiencia no desea tu regalo, no lo usarán o terminará en la basura.Define tu gran idea.
¿Cuál es tu objetivo, es decir, la idea que deseas que tu audiencia comprenda o la acción que deseas que realicen? Analiza qué hace que tu perspectiva u oferta sea única. ¿Qué le pasará a tu cliente si adopta la idea o si, por el contrario, no lo hace?Diseña la trama.
Todas las historias deberían tener una parte inicial, una media y una final. Describe la situación actual de la audiencia y lo que podría lograr si adopta tu solución en cada una de estas etapas. Esto crea interés, genera expectativas y atrae a la audiencia hacia tu idea. ¡Y concéntrate en la intención de tus últimas palabras! Las personas recordarán lo último que escucharon antes que cualquier otra cosa.
Podría parecer que esto es un esfuerzo adicional, pero te encaminará hacia el éxito. ¡Así que disfruta el proceso! Parte de tus experiencias personales, sé creativo, diviértete. Si no estás complacido con el trabajo que estás haciendo, entonces tu audiencia no disfrutará saber al respecto.
2: Visualiza los datos
Nuestros cerebros procesan las imágenes 60.000 veces más rápido que el texto, es por eso que cuando se reúne con alguien a través de una pantalla, tiene muchas ventajas a su favor.
Según Forbes, vemos entre 4.000 y 10.000 anuncios al día. Quizá no nos demos cuenta de que los números son tan altos porque nuestro cerebro filtra constantemente los mensajes visuales para identificar qué necesitamos. Claramente, tu presentación debe contener algo que tu cliente necesite. ¡Muestra hoy el anuncio que tu audiencia recordará!
Para comenzar, diseña los elementos visuales que necesitarás para transmitir la idea. Debes ocuparte de esto sólo cuando ya hayas hecho un bosquejo de la trama. Identificar estos componentes te ayudará a concentrarte en la importancia del mensaje en lugar de embellecerlo. Abajo encontrarás un ejemplo.
Recuerda mantener la sencillez, no estás pintando el techo de la Capilla Sixtina. Elimina lo que no sea esencial de la imagen. Por ejemplo, si compartes una gráfica de barras, eliminas los bordes, las líneas de la cuadrícula y los fondos.
También puedes recurrir a los principios del diseño para mantener la atención. Por ejemplo, usa un relleno gris para las barras que no enfaticen el tema de conversación, y uno azul para los puntos de mayor importancia. En el siguiente ejemplo, la conversación podría consistir en qué es lo que hace únicos a los días lunes y cómo ese éxito podría repetirse los demás días de la semana.
3: Sé considerado e incluyente
Ser atento y empático es más importante que nunca. Sé vulnerable y, si te sientes cómodo, comenta algunos desafíos que pudieses estar enfrentando en el presente. Esto crea un espacio para tener conversaciones auténticas con valentía. También considera iniciar tus llamadas preguntándole a tu audiencia cómo está, con el fin de entenderla. Algunas personas podrían participar en la conversación mientras están preocupadas por otros asuntos. Admitirlo puede tranquilizarlas y ayudarte a conectarte con ellas e incluso, anticipar interrupciones, como por ejemplo, personas que se retiran por sus deberes como padres de familia o que cuidan a familiares mayores.
Practicar la empatía también puede ayudarte a ser un presentador incluyente en la reunión. En este sentido, la inclusión implica una variedad de aspectos, por ejemplo:
Orienta tu presentación según distintos estilos de aprendizaje. Incluye una mezcla de lenguaje hablado, mensajes en una pantalla, imágenes, etc.
Toma en cuenta a aquellos con discapacidades visuales o auditivas. Usa combinaciones de colores accesibles en las diapositivas, elige un software que permita incluir subtítulos, y manténte frente a la cámara para que se puedan leer tus labios. Considera escribir en una fuente grande en el chat del grupo mientras hablas.
Toma en cuenta las experiencias de todos. Usa ejemplos que tu audiencia conozca bien. Incluye fotografías que reflejen las sociedades en las que tu y tu audiencia viven y trabajan.
La lista anterior debería ayudarte a avanzar, pero no es una lista exhaustiva. Profundiza en estas sugerencias para practicar cómo efectuar reuniones incluyentes.
4: Anticipa distracciones
Esto puede sonar obvio, pero cuando tener conversaciones cara a cara no es una posibilidad, es imprescindible que pruebes tus recursos tecnológicos antes de la reunión para resolver posibles problemas técnicos.
También podrías beneficiarte de fijar roles claros, como el de facilitador de la reunión, que mantenga el orden e involucre a quienes están del otro lado. En una reunión en persona, es posible leer el lenguaje del cuerpo para determinar quién está por hablar, cómo se siente alguien y si los participantes están interesados. Esto puede ser más difícil en una videoconferencia. El facilitador puede mitigar estas dificultades al comunicar las prácticas recomendadas, como encender la videocámara, silenciar las notificaciones y pedir que silencien sus micrófonos cuando no están hablando.
Para obtener más orientación técnica, explora No más presentaciones aburridas: Cómo ofrecer contenido interesante de manera virtual.
5: Atrae a la audiencia
Para captar y mantener el interés de la audiencia es importante que tu presentación se perciba como una conversación bidireccional. Revisa tu agenda al inicio y confirma que todos puedan permanecer hasta el final. De lo contrario, quizá es preferible omitir aspectos no esenciales. Haz una pausa, invita a todos a hacer preguntas y habla con ellos para evaluar el estado de ánimo general. Recuerda que incluso hacer preguntas retóricas puede mantener la atención de tu audiencia.
Compartir un documento a través de Quip, nuestra herramienta de colaboración en tiempo real, puede funcionar como una pizarra virtual de notas, comentarios y asuntos que retomar más adelante.
Durante tu presentación, haz uso de diferentes citas para enfatizar un punto. Esto garantiza que quienes no entendieron algo antes, se nivelen con el resto. Finalmente, recuerda mantenerte relajado pero reflexivo, ¡y diviértete!
Tienes ideas increíbles para compartir con el mundo, y al incorporar estas prácticas recomendadas en tu método para contar historias, estas ideas prosperarán.
Elabora la estructura de tu historia
Visualiza los datos
Sé considerado e incluyente
Anticipa distracciones
Atrae a la audiencia
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