Entrenamiento de equipos a distancia: ¿cómo capacitar con eficiencia?

La pandemia de COVID-19 aumentó la adhesión de diversas empresas al trabajo remoto. Lejos de las oficinas, algunos procesos se volvieron más desafiadores. Es el caso de los entrenamientos de equipo, direccionados tanto a colaboradores antiguos como a los que están en fase de integración.

Para ayudar a tu empresa a adaptarse, trajimos en este artículo consejos para preparar y conducir entrenamientos remotos. Conocerás las características esenciales de los cursos remotos y medidas que apoyan el aprendizaje en este formato. Y todavía, sabrás más sobre el myTrailhead, solución que todo año especializa a más de cinco mil colaboradores de Salesforce – y que está disponible en nuestro portafolio de productos.

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¿Por qué promover entrenamientos a distancia?

Antes de la pandemia, los entrenamientos a distancia ya tenían amplia aceptación en el medio corporativo. El recurso es generalmente adoptado por medianas y grandes empresas con operación en más de una ciudad, estado o país.

La opción por entrenamiento remoto toma en cuenta una serie de factores, como los objetivos de la empresa, el perfil de los colaboradores y la estructura tecnológica. Hecha la evaluación de esos puntos, es posible que una capacitación a distancia sea más interesante que en la modalidad presencial.

Principales ventajas de los entrenamientos a distancia

Flexibilidad: pueden ser realizados a cualquier hora, desde cualquier lugar, simplificando cuestiones de agenda;
Economía: la modalidad online reduce gastos con alquiler y manutención de espacios y viajes;
Adhesión: superando limitaciones de espacio y tiempo, los entrenamientos a distancia alcanzan un número mayor de colaboradores, nivelando el conocimiento y promoviendo la inclusión;
Innovación: los entrenamientos online utilizan recursos que facilitan el aprendizaje, diversifican los contenidos y favorecen la interacción, lo que torna la experiencia más atractiva;
Registro y almacenamiento: hospedados en la nube, los entrenamientos a distancia pueden ser realizados on demand y actualizados con frecuencia;
Desarrollo de skills complementarios: todavía el formato remoto trabaja habilidades como concentración, disciplina, autogestión y automotivación, útiles en cualquier contexto profesional.

En el período de pandemia, los entrenamientos a distancia asumen también la función de acercar equipos y acoger colaboradores recién llegados. En este sentido, las capacitaciones remotas fortalecen los valores de la empresa, fomentando la pertenencia y la colaboración.

¿Los entrenamientos remotos funcionan de verdad?

Aunque haya beneficios para la empresa y para los colaboradores, los entrenamientos a distancia enfrentan algunos obstáculos.

Principales desafíos de los entrenamientos a distancia

Infraestructura técnica: las capacitaciones remotas exigen acceso a los dispositivos adecuados y a la internet. La falta de aparatos y la conexión inestable pueden perjudicar el entrenamiento;
Espacio adecuado: mismo a distancia, la capacitación exige un lugar silencioso, con privacidad y materiales de estudio a la mano. Para algunos colaboradores, crear o mantener este espacio puede ser un problema;
Gestión de tiempo: algunos colaboradores pueden tener dificultad de conciliar el entrenamiento con otras actividades o de organizar su propia programación;
Comunicación: muchos entrenamientos remotos son grabados, lo que crea un delay entre el momento de la clase y la resolución de las dudas. Otras fuentes de ruido son la comunicación escrita y fallas en la conexión de internet;
Abandono de los participantes: algunos colaboradores pueden no habituarse al formato de las clases, desinteresándose y no atingiendo los objetivos del entrenamiento.

En resumen: cuando están mal planeados o mal coordinados, los entrenamientos a distancia pueden no alcanzar los resultados esperados, incluso pueden dificultar el flujo de tareas cotidianas. Todo lo que, en este momento, tu equipo debe evitar, ¿cierto?

Vale lembrar que este riesgo existe en cualquier modalidad de entrenamiento. Sin organización y didáctica, las formaciones presenciales también pueden ser mal sucedidas. La regla, por lo tanto, es una: trabajar en el planeamiento, hasta estructurar un entrenamiento eficaz, atrayente y productivo.

Entrenando equipos a distancia: Planeamiento y ejecución

Cuando pensamos en un entrenamiento exemplar, imaginamos un curso rico en contenido, ejercicios prácticos e interacciones.

Pero, cualquier uno de esos ítems en exceso puede perjudicar tu entrenamiento. ¿Quién no ha hecho un curso lleno de módulos superfluos, con interrupciones constantes y no necesarias?

Esa reflexión muestra que un programa de entrenamiento precisa, más que todo, abordar las dudas, desafíos y curiosidades del público, atendiendo a una demanda concreta por conocimiento. Tu capacitación debe tener objetivos estratégicos y una estructura propia para alcanzarlos.

El primer paso, por lo tanto, es mapear las necesidades de la empresa o de cada equipo, hasta mismo los grupos transversales de colaboradores (como aquellos recién llegados a la empresa).

Estos datos proveerán las bases para el formato del curso, indicando detalles como:

Problemas que el entrenamiento debe solucionar;
Brechas teóricas y técnicas que debe cubrir;
Papel de los participantes (cuáles tareas deben realizar, qué objetivos deben alcanzar);
Recursos que serán utilizados (textos, slideshows, vídeos, webinars);
Frecuencia y carga horaria del entrenamiento (total y por módulo).

Todo empieza con el diagnóstico de la empresa y de dolores específicos, que van indicar los objetivos de aprendizaje. Vea abajo otros consejos para construir y realizar tu entrenamiento.

Cómo entrenar equipos a distancia: 10 consejos esenciales

1. Entiende tu equipo

Ya hablamos sobre la importancia de alinear el entrenamiento al equipo. Durante la pandemia, encuentros semanales, feedbacks periódicos y encuestas de clima de organización son esenciales para acompañar los equipos, apoyando tanto gestores de recursos humanos cuanto líderes sectorizados.

Además de mejorar el rumbo de las actividades, estos recursos salientan puntos de tensión y oportunidades de desarrollo, forneciendo insights que direccionan la creación de los cursos.

2. Ten una visión general de las actividades

Tener control general sobre la operación de cada equipo ayuda a detectar aspectos problemáticos. Es posible, por ejemplo, que muchos colaboradores tengan dificultad con la misma tarea o en una misma etapa del proceso de trabajo.

En este caso, plataformas como el CRM son un recurso indispensable para optimizar tu programa de entrenamientos. Esos softwares centralizan, integran y hacen la criba de la información sobre las actividades del equipo – un buen argumento a favor de la transformación digital en tu empresa.

3. Proporciona los insumos necesarios

Es responsabilidad de la empresa equipar a los colaboradores con materiales para el entrenamiento. Al esquematizar el plan del curso, prevé la provisión de dispositivos, accesos y archivos para consulta.

4. Automatiza lo que sea posible

Para todos, la pandemia tornó más delicada la coordinación de tareas diarias.

Para que eso no perjudique la adhesión al entrenamiento, cuente con herramientas y plataformas que automatizan la realización del curso, secuenciando los contenidos y facilitando el control de las actividades.

Salesforce myTrailhead, por ejemplo, permite la creación de cursos personalizados y trillas de aprendizaje, conduciendo a los colaboradores de manera práctica e inteligente.

5. Planea la interacción

Crear un entrenamiento dinámico e interactivo es la clave para incluir a los participantes. Sobre todo en lo digital, las personas esperan por recursos innovadores y agilidad en los intercambios.

Hasta donde tenga sentido, presente el contenido en formatos variados (e-book, infografías, vídeo, webinar). Para garantizar la adhesión, lo ideal es que el entrenamiento utilice herramientas y lenguajes que el equipo ya conoce, inseriéndose de forma orgánica entre las tareas diarias. De esa manera, incluya en las encuestas de clima de la empresa cuestiones sobre hobbies y canales de comunicación preferidos.

Ofrece también espacios para discusión, como grupos en redes sociales y paneles en redes corporativas. De esa forma, las conversaciones sobre el entrenamiento se quedan más organizadas y separadas de otras cuestiones de trabajo.

6. Apuesta en la gamificación

Sobre interactividad: incorporar la lógica de los juegos a tu entrenamiento estimula la participación del equipo. Además de apoyar el aprendizaje y tornar la experiencia atractiva, la gamificación prevé recompensas a los colaboradores – generando resultados a partir de una competencia sana.

En Salesforce myTrailhead, los participantes integran un ranking que confiere puntos, distintivos y otros premios, lo que facilita el acompañamiento hecho por los gestores.

7. Trae ejemplos

Traer ejemplos como casos de éxito (y hasta de fracaso) mejora mucho la asimilación del contenido. Al elaborar tu exposición, piense en formas de ilustrar la teoría en la práctica, previendo ejercicios y el análisis de los resultados. Los hechos del equipo pueden servir como ejemplo – promoviendo la validación y el reconocimiento.

8. Fijáte en la frecuencia

Cada entrenamiento es único y, por eso, tiene carga horaria y frecuencia propias. Sin embargo, al planear el curso, ten en mente que este debe facilitar la rutina del equipo en todos los sentidos – o sea, no debe tomar tiempo de lazer o de otras actividades profesionales.

Implementar más de una herramienta o método por vez también puede ocupar la pauta con entrenamientos. Implemente una novedad y reserve un periodo de adaptación. Cuando ver que el cambio fue bien sucedido, organiza el próximo, y así por delante.

9. Da atención a los líderes

Sin duda, la integración y capacitación de todos los colaboradores es importante. Todavía, los líderes merecen atención especial por ser un referente para sus equipos y estar al frente de la toma de decisiones.

Organiza periódicamente entrenamientos de gestión en las áreas más estratégicas para la empresa. En poco tiempo, verás resultados en el desempeño de los líderes y de los demás integrantes de cada equipo.

10. Mensura siempre los resultados

Para perfeccionar constantemente los entrenamientos, tu planeamiento debe contar con una fase de mensuración y análisis de resultados. Considera tus objetivos y selecciona los indicadores clave de rendimiento (KPIs) para evaluar el éxito del curso.

Esta etapa ayuda también en la elaboración de posibles tareas, como ejercicios prácticos y exámenes finales, influyendo en la preparación previa de los colaboradores.

Crea tu entrenamiento a distancia con myTrailhead!

Esperamos que, ahora, tengas claridad y seguridad para crear tu entrenamiento de equipos a distancia. Además de la empresa y de los clientes, cada colaborador gana con las capacitaciones en conocimiento y realización profesional.

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Si buscas herramientas que perfeccionen los entrenamientos en tu empresa, conoce Salesforce myTrailhead. Entre los destaques de la solución, están:

Activación de nuevos colaboradores en 30 días;
Aceleración del aprendizaje y de la productividad de los equipos;
Aumento de la adhesión a las soluciones Salesforce;
Fortalecimiento de la cultura de tu empresa.

Entre a la página de myTrailhead para ver el vídeo introductorio y saber más detalles. ¡Hasta luego!

¿Cómo entrenar equipos de forma remota?