En los últimos años, el medio corporativo ha despertado de manera decisiva para la inteligencia y seguridad de la información. Tecnologías como la computación en la nube (cloud computing) y la automación de datos – además de los escándalos acerca de la privacidad en la internet – vienen cambiando la organización interna de las empresas: hoy, la mayoría de los ejecutivos reconoce la importancia del big data para el planeamiento estratégico y la gestión eficiente de su negocio.
Superada esta idea, surge otro problema: ¿cómo sistematizar los datos para facilitar el acceso y el uso de esa información? En empresas sin soporte para esta tarea, es común que cada equipo colecte y almacene sus datos de manera aislada, concentrando los en locales restrictos y “pulverizando” el repositorio de la organización. Es así que surgen los llamados silos de datos (data silos) – estructuras que, embora cumpran una función, pueden perjudiciar toda la administración de tu empresa sin el control adecuado.
En este texto, vamos explicar cómo los silos de datos pueden afectar tu negocio e indicar las principales maneras de romperlos y prevenirlos. Vale resaltar que, con la vigencia de la nueva Ley General de Protección de Datos (LGPD), mitigar los obstáculos de información es fundamental para que tu empresa opere de manera regular, garantizando la seguridad y la transparencia de los datos que genera. ¡Continúa leyendo y sabe cómo se preparar para este desafío!
Como ya mencionamos, los silos de datos son “stocks” de información administrados por un sector específico, que se mantiene aislado de los demás sistemas de la empresa. Eso ocurre cuando los colaboradores optan, por ejemplo, por salvar información en dispositivos o plataformas de uso exclusivo de su equipo, en vez de cargarlas en una red o otro directorio unificado. Los data silos almacenan big data de varios formatos de archivo, desde e-mails hasta datos brutos, que todavía no fueran procesados y analizados.
Así como los silos de granos, los silos de datos sirven para proteger la información generadas por la empresa, evitando fuga de información y el uso indebido de datos. Además de aumentar el control sobre el acceso, los silos pueden, hasta cierto punto, agilizar la ejecución de tareas y aplicaciones cuya operación es más simples, o dice respeto apenas a un determinado equipo.
Por otro lado, los silos de datos transcurren, en muchos casos, del crecimiento de las organizaciones. Generalmente, las empresas no priorizan la indexación de información en el inicio; conforme los departamentos se estructuran, y nuevas unidades de negocio son creadas, la tendencia es que las bases de datos se fragmenten – y el flujo de información entre los equipos y brazos de operación se tornen cada vez más difícil.
Tecnologías de colecta y automatización de datos son inversiones valiosos actualmente. Pero para aprovecharlas al máximo, tu empresa debe tener una estructura capaz de ordenar y analizar la información reunida. Cuando esas etapas no son observadas, los silos de datos se proliferan – o sea, tu empresa genera big data sin decodificarlo, dificultando su aplicación y desperdiciando sus herramientas.
Recolectar datos sin la estructura para procesarlos genera retrasos en la análisis y reposición de esa información. Eso hace con que los informes y proyecciones de tu empresa (sobretodo los del sector administrativo y financiero) ya nazcan obsoletos – ya que, cuando finalmente llegan a los equipos competentes, los datos están desactualizados. El resultado son oportunidades perdidas y el acúmulo de big data sin valor estratégico.
Aún más arriesgado que perder oportunidades de crecimiento es minar la reputación que tu empresa ya construyó. Trazar decisiones estratégicas por datos imprecisos es una manera garantizada de fragilizar tu autoridad ante el mercado y tu propio equipo, acusando problemas más profundos en la conducción de tu negocio.
Todos tus equipos precisan, en algún momento, consultar datos de la empresa para trabajar. Cuando no disponen de un sistema en lo cual pueden accesarlos fácilmente, los colaboradores tienden a salvar copias de archivos importantes en sus propias máquinas, o en cuentas individuales en la nube.
Con eso, un gran espacio de almacenamiento es ocupado con datos duplicados – que, todavía, se quedan despejados y generan confusión cuanto a las versiones más recentes de cada archivo. Esa información entra en la cuenta de lo que constituí los silos de datos, y retrasan sin necesidad la rutina productiva.
Explicamos que los silos de datos pueden ayudar los equipos a trabajar con más eficiencia. No obstante, al mismo tiempo en que integran el equipo, esas estructuras los aíslan del restante de la empresa – y normalmente no compensan los ruidos de comunicación que provocan.
Con la falta de sistemas unificados, la información no circula en las organizaciones, y, muchas veces, no alcanza los agentes que más precisan accederla. “Aislados” con lecturas diferentes sobre la operación, los colaboradores acaban perdiendo el resumen general de vista – lo que puede perjudicar procesos y hasta mismo generar conflictos internos, desanimando la colaboración.
Además de desgastar procesos internos, los silos pueden concentrar datos sensibles para el sector de recursos humanos. Por dispersar la información de los equipos, esas estructuras por vezes ocultan el real desempeño de los colaboradores, dificultando su evaluación y el reconocimiento de los mejores. Con el tiempo, las lagunas abiertas por datos incompletos pueden degradar la cultura organizacional – y remediar se torna una tarea compleja y exhaustiva.
Está claro que los data silos pueden perjudicar tu negocio, y que es necesario equilibrar control y compartimiento de la información generada. Entonces, ¿Cómo, evitar que silos de datos se formen y “romper” los que ya existen en la empresa? Ve algunos aspectos fundamentales de ese desafío:
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