働き方改革を推進する流れや新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに、リモートワークに注目が集まっています。
しかし、そもそも自社がリモートワークに適しているのか分からず、具体的にどういった効果を期待できるのかを把握できていない会社も少なくありません。
そこでここでは、リモートワークやテレワークを導入するメリット・デメリット、生産性を高めるためのノウハウについてご説明します。
リモートワーク、テレワークとは？
一般的に、社員が会社以外を作業場として遠隔で働くことを「リモートワーク」や「テレワーク」と呼びます。
リモートワークとテレワークはほぼ同じ意味合いの言葉として用いられますが、国や自治体は「テレワーク」と呼ぶ場合が大半です。
リモートワークの現状の課題について
リモートワークという概念が知られるようになってからかなりの時間が経ちますが、新型コロナウイルスの感染が拡大し外出自粛が呼び掛けられるまで、実際に取り入れている企業は限られていました。その理由として、従来型の働き方に比べてコミュニケーション面に不安がある、社員の勤怠管理を把握しづらいなどの問題があったからです。
パーソル総合研究所の「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によれば、社員側が感じている不安として「できない仕事がある」や「仕事に集中できない」といった課題が挙げられています。
出所：パーソル総合研究所「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」
リモートワークが可能なのはどんな職種？
業務の一部をリモートワークで対応すること自体は、多くの職種で実践が可能だと考えられます。ただし、自宅にプリンターなどの設備機器を用意したり、リモートワークに適した評価システムを構築したりと、課題を1つずつクリアしていかなければなりません。
一方、製造や品質管理、サービス業、不正アクセスによりデータが流出した場合のリスクが大きい情報を扱う業務などにおいては、すぐに現状と同等の業務環境を整えるのが難しく、リモートワークが困難な職種と言えるでしょう。
リモートワークのメリット
リモートワークの導入により期待できる、社員側・企業側のメリットをいくつかご紹介します。
・通勤にかかる時間を節約できる
リモートワークを取り入れることでオフィスに通勤する必要がなくなるため、社員は移動にかかる時間を節約できます。また、満員電車など通勤によってかかるストレスの低減にもつながります。
・必要のない会議が減少する
会議を行うこと自体が目的となってしまい、生産性が高いとはいえない不要な会議を行うケースも決して少なくありません。
しかし、リモートワークに切り替えることで、あらかじめスケジュールを調整しアジェンダを用意して会議を行いやすくなるため、建設的なディスカッションを行える可能性が高くなります。
・ライフスタイルに合った働き方ができる
リモートワークの普及にともない、過程より成果を重視する流れが強くなると考えられます。事実、業務のゴールを設定し、仕事を行う環境や時間帯はそれぞれの社員が判断するといったケースも少なくありません。
こういった形でリモートワークを取り入れることで、ライフスタイルに合った働き方ができるようになります。
・採用できる人材の幅が広がる
オフィスへの出社を求める場合、地理的に距離のある人材を雇い入れることは困難です。しかし、リモートワークで遠隔地から仕事を行える体制を築けば、理論的には国内外のどこにいる人材でも採用できます。
つまり、リモートワークの導入により、より優秀な人材を取り込むことが可能となるのです。
・社員の満足度向上につながる
通勤時間の削減、ライフスタイルの最適化など、リモートワークは社員にとっても多くの魅力を備えた働き方です。
結果として社員の満足度向上につながり、モチベーションアップや離職率の低下が期待できます。
・固定費・移動費などの経費削減が可能
リモートワークを主な勤務スタイルとすることで、オフィスは最低限のスペースで足りるようになります。また営業先に訪問する場合も、出社してから営業先に向かうといった二度手間が発生しなくなり、自宅から直接営業先に向かえるため、移動費を削減できます。
リモートワークのデメリット
リモートワークは数多くのメリットがある一方、いくつかのデメリットもあります。
・作業環境を整えるための資金が必要
リモートワークを導入するにあたり、自宅などから仕事を行うための環境構築が必要となります。すでに保有しているパソコンやスマートフォンなどのデバイス以外に新たな設備投資が求められるケースも考えられるため、必要資金の計算と準備が欠かせません。
・意思疎通のための工夫が重要になる
社員同士が対面する機会が減り、オンライン上でのコミュニケーションとなるため、慣れないうちは連携が取りづらくなります。そのため、チームワークの重要度が高い業種であるほど意思疎通を工夫する必要があります。
・各社員の仕事の状況が不透明になりやすい
オフィスに各社員が集まっている環境下では、直接社員に聞けば仕事の進捗状況を確認できます。しかし、リモートワークの場合は進捗管理のためにメールやチャット、電話などを使う必要があり、仕事状況が不透明になりがちです。
・オン・オフの切り替えが難しい
自宅で仕事をする場合、仕事とプライベートの境目が判断しづらくなり、オン・オフの切り替えが難しくなります。メリハリをつけて仕事をするのが上手くリモートワークに適正のある社員もいれば、そうでない社員もいることに留意しなければなりません。
・情報漏洩のリスクがある
オフィスに勤務する従来の働き方であれば、社員が故意にデータを持ち出さない限り情報漏洩のリスクは高くはありません。一方、自宅で仕事するなら家族や来客の存在に注意しなければなりません。また、ネット環境が会社と同等にセキュアであるかどうかにも注意を払う必要が生じます。
リモートワークをする上での心構え
リモートワークを実施するにあたり、効率的に仕事を行うための心構えをご紹介します。
・体に負担の少ない椅子とデスクを用意する
長時間のデスクワークとなる都合上、椅子やデスクは体と相性の良いものを用意することをおすすめします。デスクの用意が難しく床に座って仕事をする場合は、座椅子やクッションがあるだけでも体にかかる負荷を軽くできます。
・気持ちを切り替えるためのマイルールをつくる
オン・オフを切り替えることが得意ではない場合、BGMを流したり仕事部屋を作ったりするなど、気持ちを切り替えるためのマイルールを考えましょう。仕事に入るまでのルーティンを決めることも有効です。
・積極的にコミュニケーションをとる
社員と対面する機会が減るため、リモートワーク時はどうしてもコミュニケーション不足になりがちです。仕事のすり合わせはいつもよりも入念に行い、積極的にコミュニケーションを心がけることをおすすめします。
必要であれば文字でのコミュニケーションだけはなく電話やテレビ会議を行うことでも、認識の齟齬をなくして円滑に意思の疎通を図ることができます。
・チャットやメールでの連絡は普段よりも詳細かつ丁寧に
文字のコミュニケーションを図る際に相手の顔が見えないため、素っ気ない文面のチャットやメールを受け取った相手に「不機嫌そうだ」と勘違いされる懸念があります。また、口頭での意思伝達とは異なり、チャットやメールでの意思伝達は文章力が求められます。
さらに情報が十分ではないチャットやメールを送れば、相手に意図が伝わらなかったり齟齬が生じたりするため、普段よりも詳細かつ丁寧な文章作成を意識しましょう。
・作業の優先順位を明確にする
リモートワークは進捗管理が難しく、時間の使い方に工夫して行動する意識が求められます。リモートワーク導入前より一層の優先順位の明確化を心がけ、業務にあたることが大切です。
・継続可能な運動習慣を生活に取り入れる
リモートワーク導入は、通勤時間を削減するとともに、通勤時の運動時間も減らしてしまいます。結果として運動不足を招きやすいため、運動習慣を生活に取り入れることを忘れないようにしましょう。
円滑なリモートワークのためには、準備と仕組み作りが重要
業務効率化や固定費の削減、社員の満足度向上など、多くのメリットが期待できるリモートワーク。しかし、既存の体制がリモートワークに適していなければ、移行するための準備や仕組み作りに時間やコストを要するのも事実です。
ここでご説明したメリットやデメリット、リモートワーク時の生産性を高めるためのノウハウを把握し、円滑なリモートワークを実現させていきましょう。
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