המחלקות החשובות ביותר בעסק קטן

חיבור מוצלח בין מחלקות בעסק קטן יכול לקדם אותו בצורה משמעותית. מצד שני, אם אין שיתוף נתונים והמידע לא זורם ביעילות, הדבר פוגע בעסק, אף גורם לא מצליח לקבל תמונה מלאה לגבי הלקוח או סקירה מקיפה של ביצועי החברה. זה מביא למצב בו כל מחלקה עסוקה בהשגת היעדים שלה ומתעלמת מצרכי העסק.

עד לא מזמן מצב זה היה די נפוץ. אך כעת, יותר ויותר עסקים עוברים טרנספורמציה דיגיטלית, הדבר מאפשר חיבור מחלקות העסק הקטן לבסיס נתונים מאוחד. 

עסקים קטנים ובינוניים מתמודדים עם האתגרים שמביאה איתה הקדמה, לשם כך, הם מאצילים תחומי אחריות חדשים לעובדים. היחידות העסקיות והמחלקות המסורתיות כמו מחלקת מכירות צומחות ומתפתחות על ידי אימוץ טכנולוגיות שיווק דיגיטלי, ביצוע פעולות רוטיניות באמצעות אוטומציה והתמקדות בהגברת מעורבות הלקוחות. 

נבחן כעת אילו מחלקות חשובות במיוחד לעסק הקטן שלך, וכיצד ניתן לבצע להן אופטימיזציה על מנת לייצר מבנה ארגוני מנצח. כזה שיסייע להוביל להצלחה בסביבה התחרותית הנוכחית והעתידית.

מהן 6 היחידות העסקיות העיקריות בכל חברה?

המבנה הארגוני הבסיסי כולל בתוכו את הפונקציות המרכזיות הבאות:

• ייצור - בחברה יצרנית קלאסית תחומי האחריות של יחידה עסקית זאת כוללים בעיקר נושאים הקשורים בפיקוח וביצוע תהליכי הייצור וניהול המלאי. בארגונים המספקים שירות כמוצר המרכזי כגון בנקים, בתי תוכנה או משרדי רו"ח, העקרונות המרכזיים של ניהול תקין נותרים דומים. אולם, בהעדר מוצר פיזי פעילות הייצור מקבלת באופן טבעי אופי שונה.

• טכנולוגיות מידע IT – יחידה עסקית זאת עוסקת בפיתוח מוצרים או תהליכים חדשים ושיפור מוצרים/תהליכים קיימים ותמיכה טכנולוגית כללית בפעילות החברה. פעילויות המחקר ופיתוח חייבות להיות מתואמות באופן הדוק עם פעילויות השיווק של הארגון כדי להבטיח שהארגון מספק בדיוק את מה שהלקוחות שלו רוצים בצורה היעילה והחסכונית ביותר.

• שירות לקוחות – כל עסק יצרני או נותן שירותים, בין אם הוא עובד מול לקוחות קמעונאיים או סיטונאיים, נדרש לתת שירות. רמת השירות אותה מספק העסק מגדירה במידה ניכרת את תפיסתו בעיני הלקוחות ומשפיעה בצורה משמעותית על מערכת היחסים עם הלקוח בטווח הקצר והארוך.

• שיווק ומכירות - השיווק עוסק בזיהוי וסיפוק צרכי הלקוחות במחיר הנכון. שיווק כולל מחקר על מה הלקוחות רוצים וניתוח איך הארגון יכול לספק רצונות אלו. פעילויות השיווק יכולות להיות אסטרטגיות כמו בחירת שוק מוצר או מהלכים ממוקדים כמו:  יציאה במבצעים, הסדרת קידומי מכירות, הפקת קטלוגים של מוצרים, פרסומות באמצעי התקשורת המתאימים, וכן הלאה.

הפעילות הבסיסית בשיווק מורכבת מניהול הרכיבים הבאים: מוצר, מחיר, קידום מכירות ומקום.

• משאבי אנוש – מטרת פונקציה זאת בארגון הינה גיוס ומיון כח אדם נכון למשרות מתאימות, אימון ופיתוח העובדים וניהול מערכת היחסים בין העובד לארגון. הצורך להפיק מהעובדים את המרב ולאפשר להם לנצל את מלוא הפוטנציאל לטובת הארגון, העלתה את חשיבות מחלקה זאת בשנים האחרונות.

• מנהלה, חשבונאות, פיננסים, ורכש – מדובר על מספר פונקציות עסקיות התומכות בפעילות המרכזית של הארגון וכוללת מגוון פעילויות חשובות כגון: בניית תקציב שנתי, הכנת דוחות כספיים, ניהול שכר ותשלום משכורות וניהול רישומים של כל מידע רלוונטי למס הכנסה וביטוח לאומי.

אנשי הרכש בארגון מוודאים שיש בעסק בכל זמן נתון את כמות המוצרים הנכונה, באיכות הנכונה, במחיר הנכון ובמקום הנכון.

אילו מחלקות כל עסק צריך?

בין אם העסק מציע מוצר או שירות, חייבת להיות מחלקה שמוקדשת למכירתו. מחלקת המכירות חיונית לצמיחת העסק ולהעלאת הרווחים. החל מפנייה ללקוח ועד ליצירת תוכן ספציפי למכירות. במרבית המקרים מחלקת המכירות עוסקת גם בשיווק. זהו תהליך של הגדלת נראות המותג ויצירת לידים לעסק שלך. ללא שיווק, מכירת המוצרים והשירותים לא תתרחש. השיווק חיוני גם לטיפוח הקהל שלך לטווח ארוך.

חשוב להתייחס ללקוחות המגיעים עקב מאמצי השיווק והמכירה כנכס מרכזי ויקר. מטרת מחלקת שירות הלקוחות לוודא שלקוחותיך יקבלו את השירות הולם מהמותג שלך. ללא לקוחות, העסק ייכשל, ולכן מחלקת שירות הלקוחות היא חיונית.

בעולם הטכנולוגי בו אנו חיים כדאי שתהיינה לעסק יכולות טכנולוגיות. אלו מסייעות לגבור על התחרות ולהגדיל את פריון העסק. לאור העלויות הגבוהות יחסית, חשוב להכיר את הפתרונות הקיימים בשוק. כך למשל, עסק קטן שירצה לפתח אפליקציה יכול להעסיק מחלקת IT או פשוט להעזר בפלטפורמת Lightning של Salesforce כדי לבנות אפליקציות בקלות.

מחלקת משאבי אנוש היא הבסיס לעסק שלך. גיוס, שכר ופיתוח כח אדם הינם באחריות מחלקת משאבי האנוש. פעילות זאת נועדה לטפח את ההון האנושי וזהו פקטור מרכזי בהצלחת הארגון כיום.

מנהלה, פיננסים ורכש אלו יחידות עסקיות שפעמים רבות מאוחדות תחת מחלקה אחת. פעילות מדויקת והימנה של אלו יכולה לשחק תפקיד חשוב בהצלחת העסק (ולהפך). פעמים רבות רבות עסקים נכשלים עקב העדר תכנון פיננסי ראוי, ביצוע תהליך רכש בלתי אחראי והעדר תיאום בין המחלקות השונות.

מהו מבנה ארגוני המתאים לעסק קטן?

עסק קטן ובינוני לרוב לא צריך לייצר מחלקות ייעודיות לכל תחום. פתרון אפשרי ואפקטיבי הוא איחוד מחלקות לניהול משותף, תוך שמירה על תחומי אחריות מקצועית מוגדרים בתוך כל מחלקה. 

כך למשל, ניתן למנות מנהל תפעול אחד שיהיה אחראי על תחומים שאין קשר ישיר ביניהם כמו ייצור ו-IT. ומינוי מנהל אחר, שירכז תחתיו פעילויות כגון שירות לקוחות, פיננסים וכח אדם.

בתוך כל אחת מהמחלקות שיווצרו, כח אדם ייעודי יטפל בנושאים תחת תחום אחריותו בלבד.

פתרון נוסף, שמיושם במרבית העסקים הקטנים, הוא שימוש במיקור חוץ לטובת פעילויות שאינן בליבת העשייה. כך למשל, אנחנו רואים לעיתים קרובות פונקציות כמו: הנהלת חשבונות, לוגיסטיקה והפצה, שירות לקוחות, ועוד, עוברים למיקור חוץ.

מהו מבנה ארגוני שיתאים לעסק שלך?

הפתרון הטוב ביותר ליצירת מבנה ארגוני שיתאים לעסק הקטן שלך יהיה לייצר פונקציות עסקיות ומחלקות מופרדות על ידי תחומי מומחיות. כל מחלקה תתפקד תחת מנהל שידע להוביל את תחומי האחריות שהוקצו לו. 

את המומחיות ניתן לטפח בתוך העסק שלך, אך לרוב אם אינה קשורה לתחומי עשייה מרכזיים, ניתן (וברוב המקרים אף רצוי) לרכוש שירותים מקבלנים חיצוניים. דגש חשוב הוא שגם מומחים חיצוניים חייבים להיות מנוהלים באופן אקטיבי על ידי מנהל אחראי מטעם העסק.

למעשה, כדאי למנף את המצב לטובת העסק. ניתן לשפר את זרימת הנתונים והמידע בין המחלקות בעסק קטן הודות לקשר ההדוק בין הפונקציות השונות. כמו כן, זאת הזדמנות לייצר שיתופי פעולה בין מחלקות תוך מתן תמיכה הדדית. ולבסוף, נוצרת אפשרות לשפר את מיומנות העובדים במגוון תחומים באמצעות כלים שימושיים כמו My Trailhead. 

אילו מחלקות נחוצות לניהול כל עסק קטן?

על מנת להגדיר מבנה ארגוני יעיל על פי מחלקות בעסק קטן ניתן לצמצם את הרשימה לשלושה מרכיבים מרכזיים:

1. שיווק ומכירות – שהרי כל עסק צריך לייצר מכירות. הדרך ליצירת מכירות עוברת דרך מאמצי השיווק.

2. תפעול - כל עסק צריך לקיים את ההבטחות שהוא מבטיח ללקוחות על ידי אספקת מוצרים או שירותים.

3. פיננסי ומנהלה - כל עסק צריך ניהול פיננסי וביצוע פעולות מנהלה בסיסיות שמשחקות תפקיד חשוב בחיי העסק.

יצירת מבנה ארגוני בעסק הקטן שלך

כאמור, למרות שלעסקים קטנים אין צורך או משאבים לייצר מבנה ארגוני דומה לזה של החברות הגדולות, עדיין חשוב ליצור מבנה ארגוני ולוודא שתפקידים מוגדרים בבירור.

עסקים קטנים יכולים להתחיל בהתמקדות בכמה מרכיבים חיוניים: שיווק ומכירות, תפעול ומנהלה. 

תראו אילו תפקידים צריך למלא בתוך שלוש קטגוריות אלו. לדוגמא, למחלקת שיווק ומכירות עשוי להדרש מנהל יחסי ציבור, מחולל לידים ומנהל חשבונות. ואילו למחלקת התפעול עשויים להדרש: צוות פיתוח מוצרים, שליחים ונציגי שירות לקוחות. חלק מהתפקידים, כגון הנהלת חשבונות, שיווק ופיתוח מוצרים, עשויים להתבצע על ידי קבלנים וספקים חיצוניים.

כשמדובר במנהיגות מצד המנהלים, יש צורך בשילוב שני סוגים. סוג ראשון, שמעודד יצירתיות, חדשנות וזיהוי הזדמנויות עסקיות. סוג שני, מתמקד בביצוע ובתפעול על מנת לנצל את ההזדמנויות הללו. באופן אידיאלי, תפקידים אלה ימולאו על ידי מספר אנשים, אך ייתכן שאיש אחד מסוגל להתייחס למיקרו ולמקרו של החברה, וכי בעל חזון יהיה גם בעל יכולת תפעולית מעולות.

עתיד המחלקות בעסק קטן

ככל שעסק גדל, כך גדלים צרכיו. תפקידים חדשים נוצרים, וטכנולוגיות חדשות מייצרות הזדמנויות עסקיות, תפקידים ישנים מתרחבים ומצריכים תחומי התמחות חדשים. מבנה ארגוני מוצלח צריך להיות דינמי אך מוגדר היטב על פי תחומי אחריות. בעזרת כלים חדשים, פלטפורמות הדרכה ואסטרטגיות חדשניות, העתיד של מחלקות בעסק קטן הוא גמיש ובלתי מוגבל.