עסקים בכל הגדלים עובדים קשה על מנת להתאושש ממגפת הקורונה. המשבר העולמי גרם לבעלי עסקים לחשוב מחדש כיצד לעשות עסקים בעולם דיגיטלי שהוא חלק מהשגרה החדשה שלנו. ובעוד שחלק מהארגונים פורחים בשוק הנוכחי, אחרים מתקשים להתייצב. למשל, לעסקים קטנים כנראה שלא תהיה גישה זהה למשאבים ואינפורמציה כמו לעמיתיהם הגדולים יותר.
כדי לעזור לעסקים קטנים להתאושש מהמשבר, ערכנו סקירה כללית על אופן החיוב האלקטרוני ועל האופן שבו מחייבים ומקבלים תשלום בזמנים של ריחוק חברתי.
חשבוניות הן חלק מהחיים, עבור בעלי עסק. בין אם אתם מוכרים סחורות ובין אם אתם גובים תשלום עבור שירותים, חשבונית היא חלק מהתהליך בו העסק שלכם מקבל תשלום. חשבונית מספקת חומר שאין לו תחליף למטרת ניהול חשבונות, מעקב אחרי פרויקטים ומיסוי.
בהמשך ננסה להסביר מה לעשות לפני שליחת חשבונית, כיצד לבצע מעקב אחר חשבוניות שלא שולמו, וכל מה שביניהם. אבל לפני הכל:

למה בכלל אתם זקוקים לחשבונית?
עסקים מסתמכים על חשבוניות מארבע סיבות עיקריות, רובן משמשות לבניית אמון מול הלקוחות:
1. חשבונית מאפשרת ללקוחות שלכם לדעת שהגיע זמן התשלום עבור המוצרים והשירותים שניתנו.
2. מעקב אחר סחורות ושירותים, למשל זמן העסקה והסכום ששולם - הוא קריטי לצרכי מס.
3. החשבוניות מציגות הוכחת רכישה ומשלוח. זה מגן על שני הצדדים אם מתעוררת מחלוקת, תביעת אחראיות, או בקשה להחזיר סחורה תמורת החזר כספי.
4. תיוג החשבונית שלכם עם מספרי סימוכין של לקוחות יוצר תיעוד של מערכות היחסים שלכם. זה שימושי לאורך כל הדרך, החל מ-Cross-Sale, דרך Upsale ועד ליצירת תוכנית נאמנות ללקוחות.

חשבוניות הן גם דרך "רכה" לקדם את המיתוג, השיווק ושירות הלקוחות שלכם - נחזור לזה בהמשך.

לפני שאתם מגישים חשבוניות: הצעות מחיר ו-Statement of Work
הסכמה על מחיר ותנאי העסקה לפני תחילת העבודה יכולה לחסוך הרבה כאב ראש אחר כך. הצעת מחיר או Statement of Work -SOW (מסמך המכיל את כל תכולת העבודה) מתווים את העלויות ומסבירים למה יכול הלקוח לצפות כשהוא חותם על חוזה עם העסק שלכם. זהו מסמך המשרת שתי מטרות עיקריות:
1. הוא מספק מתווה של עבודה על הפרויקט כולל העלויות.
2. זהו הסכם כתוב שאתם והלקוח יכולים לפנות אליו אם יתעוררו מחלוקות כלשהן.

לפני תחילת העבודה, עליכם לערוך ולהגיש את החשבונית ללקוח שצריכה לכלול לכל הפחות את האלמנטים האלו:

• פירוט הסחורה ו/או השירותים הניתנים
• תאריך משלוח או מתן השירות
• סך העלויות ללקוח ואופן התשלום
• מועד התשלום

הצעות מחיר יכולות להוביל ליצירת קשרי עבודה טובים עם הלקוחות שלכם. התחילו מהצגת כל הפרטים הקשורים לכסף מראש, כך שכולם ידעו למה לצפות מההתחלה.
הצעות מחיר גם עוזרות להגן על שני הצדדים במידה ויווצרו מחלוקות בכל היבט, אם זה לגבי היקף הפרויקט או אם זה לגבי תנאי התשלום.

כך יוצרים חשבונית טובה
חשבוניות צריכות לכלול את היסודות המצויינים למעלה. עם עוד כמה תוספות פשוטות, תוכלו ליעל את החשבוניות שלכם כך שישרתו מטרות נוספות ללא מאמץ מצדכם.

מיתוג מתגו את החשבוניות לפחות בשם החברה שלכם, שקלו להוסיף לוגו קטן או סלוגן לחשבוניות כדי להדגיש את זהות המותג שלכם והערכים.

פרטי יצירת קשר הקלו על הלקוחות ליצור אתכם קשר וציינו על החשבונית פרטים כמו דוא"ל, כתובת החברה, מספר טלפון, אתר אינטרנט, עמודי המדיה החברתית - פייסבוק, אינסטגרם, טוויטר וכו'.

מספרים סידוריים הקמת מערכת מספור פשוטה שתעקוב אלו מסמכים שייכים לאלו לקוחות ופרויקטים. תייגו הצעות מחיר וחשבוניות עם מספר לקוח ומספר חשבונית בנפרד כדי להקל עליכם ועל הלקוחות למצוא אותם לאורך כל הדרך.

תנאי תשלום ציינו את תנאי התשלום בכל חשבונית, גם אם כבר הסכמתם עליהם לפני התחלת העבודה. הכירו את תנאי התשלום הנפוצים. ידעו את הלקוחות אילו אמצעי תשלום אתם מכבדים. זה כולל עמלות וסוגי תשלום אחרים.

מחשבו את החשבוניות
אתם צריכים להעביר את החשבוניות אל המסך ולא להשאיר אותם רק על הנייר. חשבוניות נייר עולות יותר כסף, ומבזבזות זמן ומשאבים מאשר חשבוניות אלקטרוניות. חשבוניות דיגיטליות הנשלחות באמצעות דוא"ל הן קלות לשימוש, מהירות וזולות, ותחשבו כמה נייר נחסך - איכות הסביבה כבר אמרנו?
זאת ועוד, תוכנת חשבוניות יכולה להיות ידידותית מאוד לעסק הקטן שלכם. האוטומציה מטפלת עבורכם בחשבוניות, במעקב ובהודעות תוך כדי קשירתן לבק-אופיס במשרד. התקנת מערכת חשבוניות דיגיטליות נכונה יכולה לחסוך לכם זמן וכסף. היא גם תצמצם את מספר השגיאות ותשלח עדכונים ללקוחות בכל הקשור לחשבוניות.

מי מפחד ממעקבים?
מעקב אחרי חשבונית שלא שולמו זה לא כיף. אבל זה הרבה יותר טוב מאשר לא לקבל תשלום עבור סחורות ושירותים שכבר סופקו. מעקב אחרי חשבוניות שלא שולמו זה חלק מעשיית עסקים ואין סיבה לחשוש מזה.
כלים לאוטומציה של החשבוניות יכולים לשלוח תזכורות ללקוחות במרווחי זמן מוגדרים לאחר שמועד התשלום חלף. לעיתים קרובות, תזכורת או שתיים הן כל מה שצריך כדי שהלקוח ישלם את החשבון. אך אם תרצו יש אפשרות להגדיר את המערכת כך שתאפשר שליחת מייל אישי ללקוח.
בעקבות מגפת הקורונה בעולם אנחנו מבינים שעסקים קטנים רבים מנסים להתייצב בעולם הדיגיטלי החדש שנוצר. כדי לעזור לעסקים להסתגל לשוק הנוכחי, אנחנו מצרפים כאן רשימת קישורים לעזרה בהתמודדות עם הקורונה, לעסקים קטנים, של משרד הכלכלה. ועכשיו כשאתם יודעים את הבסיס בכל הנוגע לחשבוניות, השתמשו בתבנית הזו כדי לגרום להצעות המחיר שלכם לגבור על אלו של המתחרים.