האתגרים העומדים בפני עסקים קטנים הם רבים ואחד מהם הוא כיצד לשפר את היעילות כשהמשאבים מוגבלים. במה כדאי להתמקד במצב כזה? בשיווק? במכירות? ואולי בשירות לקוחות?

על פי דו״ח המגמות בעסקים קטנים ובינוניים האחרון, 53% מהמנכ״לים של עסקים קטנים ובינוניים מרגישים חסרון תחרותי אל מול חברות גדולות. המשמעות היא שמיצוי התפוקה וייעול תהליכי העבודה לא רק שהיא חשובה להצלחת העסק אלא ממש קריטית. עבור עסקים אלה, הטכנולוגיה המשתפרת באופן מתמיד, בשילוב  האסטרטגיה הנכונה, יכולה להביא להצלחה. כאן בכתבה אספנו 6 אסטרטגיות שיוכלו לעזור לכם למקסם את יעילות העבודה ולהניע לצמיחה.

בואו נתחיל!

        1. הניעו את הצוות למיקסום יעילות העבודה

עובדתית, צוות חדור מוטיבציה עם מעורבות גבוהה מגיע לביצועים הטובים ביותר: סקר Gallup מהתקופה האחרונה מצא שצוותים עם מעורבות גבוהה מספקים 21% יותר רווחיות. מעבר לשורה התחתונה, יש סיבה נוספת לשמור על העובדים מרוצים: בעסקים קטנים ובינוניים הלחץ גדול יותר בגלל המשאבים המוגבלים, ולעיתים קרובות קיימת ציפייה מהעובדים למלא כמה תפקידים בחברה. דו"ח Time to Transform האחרון שלנו חשף ש-45% מהמנכ״לים של עסקים קטנים ובינוניים מרגישים שלמחסור בזמן יש השפעה שלילית על הבריאות שלהם. הנה כמה טכניקות להשפיע על המוטיבציה של הצוות: 

  • פנו את זמנם
    מציאת דרכים לפנות את זמנם של העובדים שלכם היא קריטית בכדי לשמור אותם חדורי מוטיבציה ומעורבים.

  • זהו עבודה טובה מוקדם ככל האפשר
    מחקר מהתקופה האחרונה מצא ש-56% מהעובדים הרגישו שהכרה בחשיבות העבודה שלהם היא הפרמטר החשוב ביותר המשפיע על המוטיבציה שלהם בעבודה. אז אל תחכו לשיחה השנתית, תגמלו את העובדים מיד כשהם מבצעים עבודה טובה - ויהיה לכם צוות שמח עם ביצועים טובים.

  • זהו והסירו מכשולים
    מנהיגות טובה הרבה פעמים מתבטאת בהסרת מכשולים כדי שהצוות שלכם יוכל למלא את המשימות שלו. הדרך הטובה ביותר למצוא מה עוצר את הצוות שלכם היא לשאול שאלות פשוטות כמו ״מה מונע ממך להשלים את המשימות שלך?" או "איך אוכל לעזור לך להשלים את המשימה הדחופה ביותר שלך".

        2. השתמשו בתוכנות ובאפליקציות לניהול משימות, לייעול העסק וליצירת שיתוף פעולה

בין אם אתם בעלים, מנהלים או עובדים בחברה קטנה או בינונית, הזמן הוא המשאב המוגבל ביותר, כך שהאתגר המרכזי שלכם הוא כיצד לשפר את הפרודוקטיביות - כדי להפיק יותר מהמשאבים והזמן הקיימים. אמנם אין מספיק שעות ביממה אבל האפליקציות הנכונות לפרודוקטיביות עסקית יכולות לפנות זמן חיוני בשבוע העבודה שלכם ושל העובדים שלכם, כך שתוכלו להתמקד במה שחשוב: לבנות מערכות יחסים עם לקוחות ולהצמיח את העסק שלכם. אפליקציות כאלה לא רק שיארגנו את תהליכי העבודה שלכם אלא גם יחזקו את העובדים שלכם בכך שיהפכו אותם ליעילים יותר. אבל איך בוחרים את תוכנת ניהול המשימות הנכונה לחברה שלכם? נסו לשאול את השאלות הבאות:

  • איזו בעיה מרכזית אני רוצה לפתור?

  • האם האפליקציה יכולה להשתלב בצורה חלקה בתהליכי העבודה הנוכחיים?

  • האם הכלי הזה מציע מספיק תובנות רלוונטיות לתהליך העבודה?

  • האם האפליקציה מעודדת שיתוף פעולה בין מנהל הפרויקט לצוות?

  • האם הרווח הצפוי מהתייעלות העבודה הצפויה מצדיק את ההוצאה?

כך תוכלו להעריך באובייקטיביות האם האפליקציה עונה על הצרכים שלכם.
הרעיון המרכזי העומד מאחורי אפליקציות בתחום הפרודוקטיביות הוא לאפשר שיתוף פעולה בזמן אמת מכל מקום. כלים כמו Slack ,Google Docs ו-Quip הם אופציות נהדרות, בגלל שאתם יכולים להגיב לכל מסמך בזמן אמת ולנצל גם את זמינות האפליקציות במכשירים ניידים.

        3. רתמו את הטכנולוגיה כדי לאפשר לכם גישה לנתוני לקוחות בכל רגע נתון

טכנולוגיה נהדרת מעניקה לכם את היכולת לקבל את כל המידע שאתם והצוות שלכם צריכים כדי לקבל החלטות עסקיות מהירות ומדויקות בקלות. בין אם מדובר במדדי שיווק, בתובנות מכירה או בנתוני לקוחות - היכולת שלכם לעבד אותם לצורך קבלת החלטות היא חיונית לפרודוקטיביות העסקית שלכם. אם אתם מתמודדים עם האתגר של שיפור הפרודוקטיביות, שימוש בטכנולוגיה היא מקום נהדר להתחיל בו.
אחת מהדרכים הנפוצות ביותר לריכוז הנתונים שלכם היא שימוש במערכת ניהול קשרי לקוחות. היתרונות המרכזיים של מערכת כזו עבור עסקים קטנים ובינוניים הם: 

  • סקיילביליות - ככל שיש לכם יותר משתמשים והעסק שלכם גדל, כך גם כמות האדמינים המעורבים. מערכת ניהול קשרי לקוחות יכולה לעזור לכם לעקוב אחר כל הלקוחות שלכם במקום אחד ולבזבז פחות זמן על משימות ניהול.

  • חסכון בזמן - מערכת ניהול קשרי לקוחות יכולה להפוך הרבה משימות מייגעות לאוטומטיות ולחסוך לצוות שלכם זמן יקר.

  • יכולת תקשורת טובה יותר - בין אם מדובר במכירות, בשיווק או ב- Customer Success, הצוותים שלכם יכולים לתקשר אחד עם השני ועם לקוחות בכל הערוצים כולל מיילים, מדיה חברתית וצ׳אט בזמן אמת - הכל מלוח תצוגה אחד.

תכונות עוצמתיות אלה יכולות לחזק סטארטאפים ועסקים צומחים, כדי לאפשר להם להציע תמיכת לקוחות וחווית לקוח ברמה דומה לזו של החברות הגדולות.

        4. שלבו את כל הטכנולוגיות במערכת ניהול הלקוחות שלכם

מערכת ניהול קשרי לקוחות טובה צריכה להיות מסוגלת להשתלב עם האפליקציות שכבר יש לכם. לא משנה אילו נתונים קיימים אצלכם, המערכת הזו צריכה לדעת למשוך אותם אל תוך מקום מרכזי, שיאפשר להם להיות נגישים לצוות שלכם בכל רגע נתון.
למערכת ניהול הלקוחות של סיילספורס יש מאות אינטגרציות רציפות עם הרוב המכריע של הכלים והאפליקציות שאתם כבר משתמשים בהם. המשמעות היא שלהכניס ולמשוך מידע, זה קל כמו התקנת תוסף מ-AppExchange. צוותי השיווק, המכירות ושירות הלקוחות שלכם ינגנו את אותם האקורדים כשסיילספורס תספק להם את כל מה שהם צריכים לדעת בחבילה אחת. זה מביא את שיתוף הפעולה ואת ייעול תהליכי העבודה לרמה אחרת לגמרי ויכול לתת לעסק הקטן שלכם יתרון תחרותי.

        5. למדו אילו משימות יכולות להיות אוטומטיות עם מערכת ניהול הלקוחות שלכם

הדבר הטוב ביותר במערכת ניהול קשרי לקוחות, הוא שהיא יכולה להעניק לצוות שלכם את התחושה שהוא הרבה יותר גדול ממה שהוא באמת. איך זה עובד? ובכן, מערכת ניהול קשרי לקוחות טובה יכולה להפוך הרבה מהמשימות המייגעות והידניות לאוטומטיות. מערכת ניהול הלקוחות הטובה ביותר תאפשר לכם להפוך רבים מהתהליכים העסקיים שלכם לאוטומטיים, כולל:

  • תיעדוף לידים - תוכנת ניהול לקוחות יכולה להעריך מהם הלידים הטובים ביותר עבור נציגי המכירות שלכם.

  • יצירת אינטראקציות קונים ייחודיות - במסעות הלקוח, לאורך כל נקודות המגע.

  • דיווח - מערכות ניהול הלקוחות הטובות ביותר מאפשרות דיווח בכמה קליקים בודדים.

הטמעת מערכת ניהול הלקוחות הנכונה היא כמו הוספת חבר צוות בלתי נראה יעיל במיוחד, מה שמשאיר לכם זמן להתמקד במה שחשוב באמת. 
 

        6. הקדישו זמן להבנת ניתוח מאגר הנתונים במערכת ניהול הלקוחות שלכם

מאגר נתונים של מערכת ניהול קשרי לקוחות הוא הוא אוצר של מידע על הלקוחות שלכם, כמו גם על ביצועי העסק. לכן, ודאו שאתם משקיעים מספיק זמן כדי לעבור על מדדי הביצוע המרכזיים שלכם כדי להבין את מצבכם הנוכחי ומה תוכלו לעשות טוב יותר. הנה כמה טיפים שיוציאו את המיטב מניתוח הנתונים שלכם:

  • הגדירו מדדי ביצוע מרכזיים שיהיו קלים להבנה - מדדים כמו משפך תוצאות (Pipeline), גודל עסקאות ופעילויות, משמשים בדרך כלל כמדדי מכירה.

  • הגדירו יעדים חודשיים- על ידי ניתוח הנתונים שלכם מדי חודש תוכלי לתקן את המדדים לעיתים תכופות ומספיק זמן מראש.

  • צרו לוח תצוגה מאוחד - שיכיל את כל המדדים החשובים ביותר, שניתן להבינם במהירות גם במבט חטוף, ואלה יעניקו לכם בסיס טוב לישיבות חשובות. 

  • זכרו לבדוק - בסוף כל תקופת מכירות זכרו לקחת את הזמן לסקירה מלאה. התאימו את מדדי הביצוע המרכזיים לתקופה הבאה בהתבסס על הסקירה הזו.

ניטור המדדים הללו יראה לכם כיצד לשפר את הפרודוקטיביות על ידי זיהוי פערים ו״צווארי בקבוק״ בתהליכי העבודה שלכם. מערכת ניהול קשרי לקוחות מייצרת דוחות כאלה בקלות. ניתן להיכנס ללוחות תצוגה ודוחות בכמה קליקים, ולקבל החלטות עסקיות נהדרות מבוססות מידע. ניתוח הנתונים שלכם הוא מפתח לאיחוד צוותי המכירות, השיווק וה-Customer Success והפיכת תובנות הנתונים לפעולות.
 

הגדילו את יעילות הצוות שלכם עם מערכת ניהול קשרי לקוחות לעסקים קטנים
יש הרבה דרכים לשפר את הפרודוקטיביות בעסק הקטן שלכם, כשממנפים את הטכנולוגיה הנכונה. מערכת ניהול קשרי לקוחות יכולה להיות שחקן מפתח, בכך שתעניק לכם אג׳יליות, סקיילביליות, פרודוקטיביות ותסייע לכם למסד את התקשורת הפנימית וזו שעם הלקוחות.

ארגנו את הצוות שלכם והעצימו אותם לבצע את עבודתם בצורה הטובה ביותר, בכך שתעניקו להם את כל המידע שהם זקוקים לו בזמן אמת. על ידי אוטומציה של משימות ידניות תוכלו לשחרר זמן יקר ולהתרכז בהצמחת העסק.
האם אתם מוכנים לחשוף את הפוטנציאל המלא של החברה שלכם? המדריך למערכת ניהול קשרי לקוחות לעסקים קטנים החדש שלנו הוא התחלה מצוינת למימוש הפוטנציאל שלכם.