כולנו שמענו על מנכ"לים מפורסמים שמפגינים מוסר עבודה אגדי – ואמנם, לשלוח מייל לעובדי החברה בארבע בבוקר (כמו שעושה טים קוק, מנכ"ל אפל) זה יפה, ולא לקחת חופשה במשך שנים (חתום על כך המיליארדר מארק קובן) זה מעורר השראה - אבל האם זה אומר שגם אתם כבעלי עסקים קטנים צריכים לחקות את הטכניקות המשונות האלה כדי להגדיל את העסק שלכם לכדי אימפריה? כנראה שלא.

 

 

כיזמים, אתם יודעים שהמשאב היקר ביותר הוא הזמן שלכם, אבל לעבוד ולהיות עסוקים לא תמיד מתורגם לפרודוקטיביות. אחד האתגרים המרכזיים שעומדים בפני מנכ"לי חברות קטנות ובינוניות הוא ניהול הזמן שלהם ובמקביל לוודא שהעסק שלהם ישגשג. זה בהחלט לא פשוט, ויכול להיות מורכב במיוחד כשאתם עובדים עם צוות קטן, ולעיתים קרובות צריכים לסייע עם משימות שלאו דווקא קשורות באופן ישיר למה שנמצא שעל סדר היום שלכם.
 
המסקנה? אתם צריכים אסטרטגיה על מנת להיות פרודוקטיביים ככל האפשר. בדיוק בשביל זה אספנו כמה טכניקות לא מסובכות, אך כן מאוד יעילות שאתם, מקבלי ההחלטות בעסקים קטנים, יכולים לעשות בהן שימוש יומיומי.
 

 

מוכנים? אז קדימה! הדרך לפרודוקטיביות אופטימלית לפניכם: 

 

 

 

 

טכניקת פרודוקטיביות מס' 1: תכננו את השבוע שלכם מראש

 

 

 

זה אולי נשמע טריוויאלי, אך ברגע שכבר מתחילים את השבוע, קשה מאוד לחזור אחורה ולתכנן אותו. משימה רודפת משימה, וסדר העדיפויות מאתגר ולא תמיד ברור מספיק כשאתם בתנועה. במיוחד בעסקים קטנים, נראה שקשה ליצור מערך מאורגן כלשהו. לכן, כדאי לקחת זמן קצר בסוף כל שבוע כדי לחשוב על השבוע הקרוב, תוך כדי התחשבות בנקודות כמו מועדי פגישות מתוכננות, משימות חדשות לביצוע וזיהוי משימות קודמות שיש לסיים - רצוי לשריין מועד לכל משימה ולתכנן בהתאם. אל תהססו לקבוע דד-ליין וכמובן השתדלו לעמוד בו – אבל זה כבר נושא לדיון אחר.
 
ישנן טכניקות פרודוקטיביות  שמסייעות להבחין בין משימות חשובות יותר לחשובות פחות.  להלן שני מודלים בולטים, בדיוק למטרה זו:
 
עיקרון פארטו הידוע גם בשם כלל ה-80/20
הכלכלן האיטלקי וילפרדו פארטו, ניסח כלל שהראה ש-80% מהתוצאות מגיעות מ-20% מהעבודה עצמה. המשמעות היא, שחלק גדול מהעבודה לא באמת ישפיע על התמונה הגדולה, ולכן רצוי להתמקד בפעולות החשובות ביותר כדי להניע את העסק קדימה. אם קיימת משימה בלו"ז שאינה קריטית, אפשר ורצוי להאציל סמכויות ולהעביר אותה למישהו אחר, או לפעמים אפילו לוותר עליה לחלוטין.
 
V2MOM
קיים כלי אפקטיבי מקביל שפותח בחברת סיילספורס על ידי מרק בניוף בימיה הראשונים של החברה. תהליך ניהול V2MOM מייצג: חזון (מה רוצים להשיג), ערכים, שיטות, מכשולים ומדידות. הוא מתמקד באנרגיה קולקטיבית  - להתחיל תמיד עם "מוח של מתחיל", מושג שמקורו בזן הבודהיזם - מוח של מתחיל מאפשר לראות כל הזמן את העולם בעיניים רעננות. הלך הרוח הזה יעזור לכם להיפטר מהנחות יסוד מיושנות, לבטל הסחות דעת, ולאפשר להתמקד במה, מדוע ואיך, בכל מה שאתם מתכוונים לעשות. כנסו לבלוג כדי ללמוד עוד בנושא.
 
טכניקת פרודוקטיביות מס 2: יעלו את הפגישות שלכם
על פי דו"ח Time to Transform שבוצע בבריטניה, 50% מכל מנכ"לי העסקים הקטנים והבינוניים סבורים שמשימות מנהליות כלליות, כולל ישיבות צוות, הן בזבוז הזמן הגדול ביותר. שווה להעז ולהימנע מפגישות מיותרות. האם אתם באמת חייבים להיפגש רק כדי לקבל עדכון על סטטוס של פרויקט מסוים? או שזה משהו שגוגל דוק יוכל לעשות עבורכם?
 
יש כמה כללים שכדאי שתנסו ליישם כדי להפיק את המרב מכל הפגישות שאתם כן מקיימים:
 
  • הגדירו יעדים ברורים לכל פגישה.
     
  • קבעו חוקים ברורים לכל אחד מהמשתתפים.
     
  • ודאו שכולם מוכנים היטב ובקיאים בנושא הפגישה (זה כולל הטלת תפקיד ברור על כל אחד מהם וגם: שחררו אנשים שלא ממש נחוצים בה).
     
  • הגבילו מראש את זמן הישיבה/פגישה ואל תיצמדו ל"שעה" ככלל אצבע לזמן פגישה. לפעמים אפשר לסיים את הדיון גם בחצי שעה או פחות.
     
  • תנו צ'אנס ל"פגישות בעמידה", קצרות ויעילות, כמו ששותים קפה בבוקר באיטליה ליד שולחן עמידה.
     
  • שלחו אי מייל מעקב מיד בסיום הישיבה, שיכלול את כל ההחלטות שהתקבלו, הפעולות והצעדים הבאים שנדרשים ומי האחראים לביצועם. כך כולם יהיו מעודכנים.
     
  • זכרו את כלל הזהב: היפגשו רק אם יש לכך תכלית. אחרת, זה בזבוז זמן

 

טכניקת פרודוקטיביות מס 3: נהלו תיבת דוא"ל טובה ויעילה
תיבת דואר נכנס עמוסה משביתה יזמים רבים. אז איך אתם יכולים להתגבר עליה ולהיות פרודוקטיביים גם עם אינסוף מיילים?

 

 

 
בואו נתחיל עם משהו פשוט כמו מערכת מיון, למשל: תיקיות, שיסייעו בשליטה על מבול הדואר הנכנס. תוכלו גם לקבוע הגדרות שיכניסו אוטומטית את הדואר לתיקייה הנכונה. מרבית תוכנות הדוא"ל מציעות אפשרויות מיון שמבדילות בין ההודעות החשובות והלא חשובות. כך תוכלו להתמקד רק באלו החשובות.

 

  • ענו על מיילים שלוקחים פחות מ-2 דקות לתשובה. זהו כלל אצבע, אם יש מענה שתוכלו לתת בפחות משתי דקות - עשו זאת מיד. אחרת, שלחו תשובה קצרה בה יש הסבר מתי תוכלו להגיב - לא לשכוח להוסיף את זה לרשימת המטלות - תוכנות לניהול משימות ופונקציות ממוחשבות (כמו למשל סימון מיילים בדואר נכנס כמשימה), יכולות לעזור במיון.
     
  • בדקו מיילים במקבץ. טכניקה פרודוקטיבית נהדרת נוספת להפחתת הסחת הדעת הבלתי נגמרת הזו היא בדיקת הודעות מייל רק בשעות ספציפיות ביום. ואל תשכחו לבטל את ההתראות עליהן. אם אתם מודאגים מפספוס הודעה דחופה, תוכלו תמיד להגדיר התראה מותאמת אישית לשולחים החשובים ביותר שלכם.
     
  • השתמשו בתוכנת אוטומציה. כמי שעומדים בראש עסק קטן, אתם עלולים למצוא את עצמכם לעיתים קרובות עוקבים אחרי מיילים שיווקיים. תוכנה כמו Marketing Cloud של סיילספורס היא למעשה שירות אשר ניתן בענן וכיוון שכך לא נדרשת לו תשתית מיוחדת. היא מאובטחת ויעילה והיא יכולה לבצע אוטומציה, לייעל ולשפר את תהליך העבודה שלכם עם המיילים הנכנסים, כולל ניהול הזנת תהליכים שלכם.

 

 

 

טכניקת פרודוקטיביות מס 4: הפכו תהליכים עסקיים ומשימות עבודה לאוטומטיות בעזרת תוכנה פרודוקטיבית

 

 

 
ישנם מאות כלים פרודוקטיביים נהדרים בשוק. השאלה היא, איך אתם יכולים להבטיח שבחרתם את הטוב ביותר לצרכי החברה שלכם? וגם: איך תוכלו למצות אותם ולהשתמש בהם ביעילות מרבית על מנת להיות פרודוקטיביים יותר? התשובה לרוב היא להתחיל בזיהוי הבעיה הספציפית שברצונכם לפתור.
 
אין ספק שכלים כאלו אכן מגבירים את היעילות. לדוגמה, חברת שירות הפנסיה המובילה בבריטניה הצליחה להפחית את זמן ניהול הפנסיה ב-75% לאחר הטמעת מערכת ניהול קשרי הלקוחות שלנו. ג'ספר מרטנס (CMO) שירטט את האוטומציה כמפתח האולטימטיבי להצלחתם: "בדקנו מקרוב כיצד נוכל להפוך כמה שיותר זמן מיום העבודה לאוטומטי" הוא אומר. כמו כן, מצא מרטנס שעל ידי פינוי זמן באמצעות ייצור אוטומציה נשארות לו הרבה יותר שעות עבודה, בהן ניתן "להתמקד ברעיונות חדשים או בשיפור המוצרים שלנו".
 
אז אמנם ישנם הרבה כלים מצוינים לשיפור הפרודוקטיביות, אך אם אתם מחפשים פתרון מקיף יותר כדאי שתשקלו מערכת ניהול קשרי לקוחות מתקדמת.
 

 

טכניקת פרודוקטיביות מס 5: נהלו את האנרגיה שלכם

 

 

 
בדו"ח Time to Transform האחרון שלנו, נמצא כי 45% מבעלי החברות הקטנות והבינוניות חוו השפעות שליליות על בריאותם בשל מחסור בזמן. התמכרות לעבודה לא רק שעשויה להפחית את התפוקה הכוללת שלכם אלא עלולה לגרום לבעיות בריאותיות. הטכניקה החמישית מיועדת להזכיר לכם להקדיש זמן לעצמכם, להוריד לחץ, להישאר בריאים ולשמור על האנרגיה שלכם. אלו חיוניים עד הכרחיים להצלחתכם.
 

 

הנה מספר טיפים שיעזרו לכם להישאר ממוקדים:

 

 

 

 

  • למדו להגיד לא. לפעמים אתם פשוט צריכים לומר לא למשימות, פגישות או בקשות. הדרך לעשות זאת היא לנסח תבניות של הודעות מנוסחות בקפידה שיעבירו את המסר – בצורה כזו לא תבזבזו זמן על ניסוח מיילים או הודעות חדשות בכל פעם שאתם מסרבים.
     
  • נסו פגישות ליד שולחנות עמידה או במהלך הליכה. שולחנות עמידה יעילים כנגד כאבי גב. בני אדם לא מתוכננים לשבת זמן ממושך, לכן נסו להיות פעילים ככל האפשר. זה יגביר את רמת האנרגיה שלכם לאורך כל היום. לגבי הליכות - נסו לקבוע פגישות בפארק במקום בחדר ישיבות – יש עדויות רבות לכך שהליכה מגדילה את תפוקת היצירתיות.
     
  • תכננו את היום שלכם בהתאם לרמת האנרגיה שלכם. אם אתם הכי פרודוקטיביים בבוקר תזמנו משימות חשובות מוקדם בשעות אלו. וכך תוכלו לתזמן משימות שדורשות פחות אנרגיה בהמשך היום.

 

 

 

אתם יכולים להתחיל להגביר את הפרודוקטיביות שלכם מיד

 

 

הזמן שלכם כמנהלי עסקים צומחים הוא הנכס היקר ביותר שלכם. ללמוד לנהל אותו בצורה היעילה ביותר שאפשר יעזור להגדיל את התרומה שלכם כמנהיגים עסקיים, לטפח ולעודד צמיחה משמעותית בחברה. עכשיו, כשקיבלתם את הכלים והטכניקות הבסיסיים לפרודוקטיביות, אתם יכולים להשתמש בהם כדי להתקדם.
 
הטכנולוגיה הנכונה היא המפתח לפרודוקטיביות מרבית. המדריך האחרון שלנו, מערכת ניהול קשרי לקוחות עבור חברות קטנות ובינוניות, הוא נקודת המוצא המושלמת להנחות אתכם כיצד תוכנת ניהול קשרי לקוחות תייעל את העבודה שלכם ותעודד צמיחה.