חלק גדול משוק העבודה עבר בתקופה האחרונה לעולם המופלא של עבודה מרחוק, או בשמו הפופולארי יותר: עבודה מהבית. עבור רבים, זהו מצב חדש ויוצא דופן מכיוון שהרבה מהצוותים מעולם לא עבדו מהבית לפני כן. והשינוי נעשה די מהר עבור חלקם. עבודה מרחוק אמנם מציבה הרבה אתגרים חדשים, אבל גם פותחת חלון להזדמנויות גדולות. אז מה אתם צריכים לקחת בחשבון כדי למנף את המצב הזה ולהבטיח שהצוות שלכם ישגשג?

הבסיס להצלחה: תקשורת ואמון בקרב הצוותים הווירטואליים
אנו מאמינים כי ישנם שני עמודי תווך חיוניים לעבודה מרחוק: אמון ותקשורת.

אמון חיוני למחויבות מרחוק – כיצד תוכלו לדעת שהצוות שלכם עובד קשה? ואיך הצוות יכול להראות את העבודה שביצע? על ידי אמון. על מנת להימנע מעבודה מיותרת ומניהול עבודה בצורה שתלטנית וקטנונית, אתם זקוקים לתרבות של אמון הדדי.

עמוד התווך הנוסף הוא תקשורת טובה – כמובן, תקשורת מרחוק שונה מזו שמתנהלת פיזית מקרוב במקום העבודה. תקשורת ברורה וכנה היא תנאי חובה על מנת לשמור על הצוות המרוחק שלכם מעודכן, עצמאי ועם מוטיבציה. יחד עם זאת, כדאי גם להקפיד על פגישות תקופתיות, מכיוון שפגישות ליד מתקן המים או מכונת הקפה לא מתקיימות בפורמט כזה של עבודה.

לא משנה מהי ההגדרה של העבודה מרחוק אצלכם, שני עמודי התווך האלו, אמון ותקשורת, צריכים להוות את הבסיס לבניית חברה עם תרבות המאפשרת לצוותים שלה לפרוח ולשגשג. הנה ארבעה טיפים בסיסיים לבניית תקשורת ואמון אצל צוותים וירטואליים:

1. התחילו בלבנות צוותים וירטואליים מצליחים מבוססי אמון

מחקר של גרטנר (חברה אמריקאית העוסקת במחקר ובייעוץ בטכנולוגיית מידע, נוסדה על ידי הישראלי-אמריקאי גדעון גרטנר) זיהה כי איבוד האמון היא האיום הגדול ביותר על צוות וירטואלי. תקשורת וירטואלית טומנת בחובה פוטנציאל גדול יותר לאי הבנות בשל היעדר אינטראקציה אישית פנים אל פנים. זה יכול לשחוק במהירות את תרבות העבודה של הצוות בסביבה מרוחקת. עם זאת, אמון הוא בעל חשיבות מכרעת במעורבות ותמיכה בכוח העבודה המרוחק שלכם.

בסיילספורס, אמון הוא ערך הליבה של תרבות החברה. כמו כן, לקוחותינו מכירים בערך האמון - כפי שמסביר ג'ספר מרטנס, CMO של חברת שירות הפנסיה המובילה בבריטניה PensionBee: "בניית אמון בקרב צוותים שעובדים מרחוק מוודאת שהם רכשו חיבה אחד כלפי השני, וטיפוח תרבות של תקשורת כנה ופתוחה לגבי עבודתו והתנהגותו של כל אחד - זה לב ליבו של צוות אמין ושמח". בסיילספורס, אנחנו מאוד מאמינים בעקרונות אלו, ומבססים אמון על ידי העצמת אנשינו כדי שירגישו בנוח להשמיע רעיונות ודעות ולתת משוב. הגורמים הבאים מהווים את הבסיס לכך:

תקשרו בשקיפות – זה עוזר להימנע מההרגשה שההחלטות מתקבלות מאחורי דלתיים סגורות. נסו לתקשר בפתיחות ככל האפשר. השתמשו בערוצים שגלויים לכל אנשי הצוות ולא באי-מיילים או הודעות ישירות שכוללות רק חלק מהם.

אמצו העצמה מטפחת – אפשרו לעובדים לחשוב ולפעול באומץ ובחמלה ולאתגר את המצב הקיים.

נצחו כצוות – המשמעות של לנצח כקבוצה היא שכולם עובדים למען מטרה משותפת. הציבו יעדים, חגגו ניצחונות ודסקסו תחומים שניתן לשפר כצוות.

ספקו משוב כן – היו מוכנים לא רק להעביר ביקורת ולתת משוב כן אלא גם לקבל אותם. יצירת אווירה בה חברי הצוות יכולים להשמיע את המשוב שלהם תעזור לעודד אמון.

הפגינו אמפתיה – קלואי לסרה, מנכ"לית פיתוח מכירות לעסקים קטנים בסיילספורס, מספרת בראיון כי יחס אמפתי לצוות שלכם יאפשר לכם ליצור מערכת יחסים כנה ושקופה עם האנשים איתם אתם עובדים, אפילו כשזה מרחוק. היא מדגישה שזהו מפתח חשוב ומשמעותי להובלת צוותים וירטואליים מצליחים.

התמקדו בתפוקה, ולא בזמן - עיקרון זה מסייע לבניית אמון מכיוון שהוא משדר לחברי הצוות שהם חופשיים לתכנן לוחות זמנים ותזרימי עבודה לפי שיקול דעתם, כל עוד הם עומדים בדד ליין עליו סוכם.

2. קבעו שגרה ותהליכי עבודה

בעבודה מרחוק, חשוב שאנשי הצוות שלכם ידעו מה הם עושים ואיך לעשות את זה. הרבה יותר קל להשיג זאת אם אתם מסמנים מטרות וקובעים יעדים ותפקידים ברורים, כמו גם מהלך עבודה שקל לעקוב אחריו - אלו מפשטים מאוד את המשימות. זה נכון במיוחד כשמדובר בפרויקטים גדולים יותר – תיאום הפרטים מראש יחסוך הרבה כאב ראש. לאחר שהגדרתם קווי יסוד ברורים, הטיפים הבאים יכולים לעזור לצוות שלכם ליישם אותם ולהישאר על המסלול:

קבעו שיחות יומיות ו/או שבועיות – עשו בדיקה קבועה עם הצוות לזיהוי מכשולים או חסמים כלשהם שעלולים להפריע בהשלמת המשימות. קל יותר למכשולים להסתנן כשהעבודה מתנהלת מרחוק. לכן, הוסיפו שיחות ליומן והזמינו את חברי הצוותים לשתף מה מעכב אותם.

השתמשו בכלים הנכונים – החל מניהול הפרויקטים וכלה במערכת ניהול קשרי לקוחות, ישנם הרבה כלים חיוניים לעסקים קטנים לעבודה מרחוק. השתמשו בכלים אמינים כדי לחסוך זמן לצוות על ידי פישוט התקשורת ואוטומציה של משימות מייגעות, והציעו שקיפות ותובנות לגבי התקדמות הצוות.

קדמו ניהול משותף ­- הקצו תפקידי ניהול משותפים למשימות על מנת לפצל תחומי אחריות ועל מנת לטפח אמון בצוות. צרו סבב בתפקיד המוביל בישיבות צוות או נסו ליצור תפקיד של מנטור או קואצ'ינג. כל אלו במטרה לפזר את עומס העבודה בין חברי הצוות תוך כדי עידוד לשתף פעולה.
שמרו על שגרה של משוב פתוח – בסוף כל משימה, פרויקט או רבעון הקדישו זמן לקבלת משוב על תהליכי העבודה הנוכחיים מהצוות שלכם – מה עבד טוב ומה צריך לשפר. קחו את המידע הזה לתהליך העבודה הבא. שיפור מתמיד לא רק שמעצים את הצוותים אלה גם משמר את המוטיבציה שלהם.

3. הוסיפו ללו"ז פעולות גיבוש וירטואלי

גיבוש הוא דרך נהדרת לפתח תחושת קהילה ואמון – במיוחד אם הצוות שלכם עובד מרחוק. ככל שתכירו יותר את האנשים בצוות, כך תוכלו לסמוך עליהם. היעדר קשר חברתי ועבודה בבידוד עלולים לפגוע ברוח הצוות, לכן חשוב לתכנן פעילות חברתית וירטואלית מגבשת.

צרו משימות משותפות - תכננו משימה מהנה ומרתקת שכל אחד מאנשי הצוות יכול לתרום לה. לדוגמה: חשבון מדיה חברתית משותף שינוהל על ידי אנשי הצוות.

סנכרנו יומנים – בקשו מחבריכם לעבודה לשתף אירועים אישיים בלוח השנה שלהם בעבודה. מימי הולדת ועד ימי נישואין. זה בהחלט יוצר "משהו לדבר עליו" בין חברי הצוות.

שלחו מתנות או כרטיסי ברכה – מתנות יכולות לגרום לחברי הצוות להרגיש מוערכים ומיוחדים. בין אם זה יום הולדת ובין אם זו חתונה, דאגו לשלוח משהו.

תכננו מפגשים חברתיים וירטואליים – התארגנות ספונטנית לא רשמית מקדמת קומוניקציה בין עמיתים - האירוע יכול להיות כל דבר, החל מסבב קפה ועד משחק קבוצתי כיפי, כמו למשל virtual scavenger hunt.


4. נסו ליצור חוויות משותפות בעזרת פעילויות "שוברות קרח" וירטואליות

פגישות וירטואליות קבועות עלולות להיות די יבשות וחד גוניות, ועבודה מרחוק יכולה להרגיש מעטמבודדת. לכן, דרך נהדרת להגביר את המוטיבציה היא להוסיף קצת כיף לתקשורת היומיומית. בעוד שעידוד הצוותים שלכם להגיע זה לזה מבחינה חברתית מסייע לבונדינג, זה גם יוצר הזדמנות לצחוק ביחד בפגישות. גם התקשורת יכולה להשתפר בזכות זה אז למה שלא תתחילו את הפגישה עם משחק מהיר מדי פעם?

הנה כמה רעיונות לשוברי קרח נחמדים לפגישות וירטואליות

סקר מצב רוח עם גיפים – כל אחד מהצוות שולח גיפ אנימציה שמייצג את מצב הרוח שלו בתחילת או סוף הפגישה.

משחק אמת ושקר – המשתתפים מתבקשים לציין שלוש עובדות אישיות, אחת מהן אמורה להיות לא נכונה. תנו לאנשים לנחש מה השקר.

תרגיל הכרת תודה – ציינו דבר או שניים שכולם מודים עליהם בתחילת הפגישה.

משחק ניחושים, חידון תנועות עם תמונות - המשחק הזה הוא ממש כמו המשחק הקלאסי הידוע אך עם טוויסט וירטואלי. כל אחד יכול להשתמש בכמות מוגבלת של תמונות כדי להציג אדם, סרט או ספר מפורסמים.

משימת שיווק – זה נהדר עבור צוותי שווק או מכירות. הטילו על כל אחד מחברי הצוות לבחור פריט אקראי הנמצא לידם (במשרד הביתי או בקפה למשל) ולמצוא לו שם, סלוגן, ומודעת פרסום שיווקית כדי למכור את המוצר שלו.

אירוע וירטואלי - עם מעט יצירתיות זה לגמרי אפשרי ליצור אירוע וירטואלי מוצלח ומגניב עבור הצוותים הפנימיים שלכם. תגידו יפה שלום לפגישות משעממות.


צרו אווירה שתגרום לצוותים שלכם שעובדים מרחוק לשגשג

הבחירה לעשות צעד קדימה אל לעבר עבודה מרחוק היא מאתגרת. אך ביצוע הטיפים שלעיל יביא לא רק לעבודה יעילה בסביבה מרוחקת, אלא לגם להתקדמות ולהתעצמות. ובגדול זכרו - שני עמודי התווך עבור צוותים שעובדים מרחוק הם אמון ותקשורת. אז תכננו פעילויות ויזמו גיבוש שיעזרו להגביר את שני תחומי המפתח הללו, והצוותים שלכם ירגישו מועצמים וחדורי מוטיבציה להשיג את היעדים שלהם. בהצלחה!