משמעות הביטוי "בעבודה" עבור רובנו, היא מקום פיזי, הלוא הוא המשרד. אבל בימים אלה חברות, קהילות, בתי ספר וארגונים מכל הסוגים, משלימים עם העובדה שאין ברירה אלא להתאים את עצמנו לעבודה מהבית. זה מציב בפנינו שאלה מעניינת: איך הופכים את העובדים שלנו לבעלי יכולת עבודה "מכל מקום"?

כל בכיר שתדברו איתו, ולא משנה מאיזה תחום – מערכות מידע או שיווק, טכנולוגיה, רובוטיקה או מוצר - כולם שואלים את עצמם את השאלה- מה הדבר הנכון לעשות ברגע זה ואיך אפשר לעבוד נכון?

אין תשובה פשוטה לשאלה הזו, אבל אלה הפעולות שאנחנו עושים בסיילספורס:

  • אנו עוזרים לשמור על העובדים שלנו בטוחים ומעורבים
  • אנו מכניסים אוטומציה לתהליכים חדשים ומפתחים מדיניות מתאימה
  • אנו ממשיכים לחדש וללמוד דרכים חדשות לאמץ דרכי עבודה דיגיטליות

אנחנו מקווים שהטיפים הבאים יתנו השראה לארגונים נוספים למצוא דרכים חדשות, שבאמצעותן יהיה אפשר לא רק לדמיין איך ניתן לעבוד מרחוק, אלא ממש לקבל כלים ושיטות שיאפשרו לכולם, באשר הם, לעבוד ביחד:

1. צרו ערוצי תקשורת פתוחים ושקופים

בסיילספורס אנחנו משתמשים ב"צ'אטר" (Chatter), הכלי שלנו לרשת החברתית הפנים ארגונית, כדי לשתף חדשות ומידע. בזמנים כאלה צ'אטר חשוב אפילו יותר, כי הוא משמש מוקד מרכזי לשיתוף עדכונים עבור המנהלים שלנו וצוותי האבטחה. הוא גם מאפשר לעובדים שלנו לשאול שאלות ולראות תגובות ציבוריות של החברה.


בנוסף לכך שקבוצת סיילספורס חולקת את המידע החשוב ביותר עם מעל ל-50,000 עובדים, יצרנו עבור העובדים שלנו גם קבוצת עדכונים ספציפית בנושא הקורונה, כדי שיוכלו לשאול שאלות. לכל אזור שיש בו משרדים שלנו, יש את קבוצת הצ'אטר המקומית שלו. אנחנו מונעים בלבול וחוסר עקביות, כשאנחנו שואלים שאלות בצ'אטר.


ערוצי התקשורת שלנו הם לא רק בצ'אטר. אנחנו משתמשים בעמוד הכניסה לאתר שלנו כדי לשתף הודעות קריטיות. יש לנו מסמך Quip שמתעדכן באופן יומיומי עם ההנחיות האחרונות, והוא מהווה את מקור המידע האמיתי היחידי שלנו. בנוסף, ההנהלה שלנו שולחת לנו עדכון יומי במייל עם ההתפתחויות האחרונות ומשתפת את  השאלות הדחופות ביותר שעלו בצ'אטר. התקשורת ה"שקופה" הזו חיונית במיוחד בימים אלה, כשכולם מחפשים אחרי המידע העדכני ביותר.


2. הפכו את האפשרות "לעבוד מכל מקום" לדיגיטלית וקלה יותר
אם הרשומות והמסמכים שלנו היו על גבי דפים עכשיו, המעבר לעבודה מרחוק היה הרבה יותר קשה. אנחנו חברה טכנולוגית, כך שמלכתחילה אין לנו הרבה תהליכים שמבוססים על נייר. אבל קידמנו את רוב התהליכים אצלנו, שפעם דרשו מעקב אחר מידע בגליונות אלקטרוניים או משלוח מיילים ליישומים שנבנו על הפלטפורמה שלנו. בנינו אפליקציות שהופכות אלמנטים כמו אישורי נסיעה, תוכן שיווקי וטבלאות ארגוניות, לדיגיטליים. התוצאה היא שבמקום לשלוח במייל את הגרסה האחרונה של הגליונות האלקטרוניים, כל אחד יכול פשוט "לגשת" למידע שהוא צריך. ומאחר שהתהליכים הדיגיטליים האלה נבנו על הפלטפורמה של סיילספורס, המעבר לעבודה מרחוק התרחש אצלנו בצורה חלקה.

3. השתמשו בכלים שיסייעו בשיתופי פעולה
זה הזמן להודות: עבודה מרחוק מקשה על שיתוף פעולה. אנחנו לוקחים כמובן מאליו את "שיחות המסדרון" שהופכות לתובנות בעלות ערך שעוזרות לנו בתהליך העבודה. לכן, מלבד העובדה שאנחנו מעודדים שיחות וידאו משותפות (hangouts) הן לפגישות פורמליות והן ל"פגישות קפה וירטואליות", מאוד עוזר שיש כלים חברתיים שיתופיים לעבודה על מסמכים. Quip מאפשר לנו לעבוד בשיתוף פעולה ובמהירות, באמצעות הכנסת תיוג וצ'אט לתוך המסמכים שלנו, וכך כולנו יכולים לעבוד ביחד, מכל מקום.
למשל, אחת מהעובדות הבינה שאם היא לא יכולה לנסוע ללקוח, היא חייבת להבין איך להעביר סשן של whiteboard, בלי ה-whiteboard. היא ביקשה מהקולגות לעזור לה עם הצעות במסמך Quip ובתוך שעות המסמך התמלא בתובנות. עכשיו כל עובד בסיילספורס יכול לראות את המסמך הזה ולהשתמש בכלים שנמצאים בו ביעילות בפגישות וירטואליות. נכון לרגע זה, כל אחד יכול להשתמש ב-Quip ללא עלות כדי להפוך שיתופי פעולה וירטואליים לקלים יותר.

אנחנו משתמשים גם ב- Trailhead כדי לחלוק טיפים לגבי שיתוף פעולה מרחוק ואיך נשארים שלווים בזמנים של לחץ. בדקו את ה- Trailmix הזה, עבור טיפים לחיים ברווחה ולתקשורת טובה, שעזרו לצוותים שלנו.

4. הפכו את תהליך חיפוש המידע לקל ומהיר
בשבועות האחרונים הפחתנו בנסיעות, יישמנו מדיניות חדשה לגבי עבודה מהבית ועודדנו עובדים לחשוב מחדש על תכנית הנסיעות הפרטית שלהם. כתוצאה מכך עלו הרבה שאלות בצוותי משאבי אנוש וטכנולוגיית המידע שלנו. חשוב להקל על העובדים שלנו במציאת המידע שהם צריכים ולאפשר להם לבקש עזרה נוספת במידת הצורך.

Concierge הוא כלי העזרה בשירות עצמי שלנו, שמשתמש בממשק חיפוש כדי לגשת למידע שמבוסס על מאמרים ולכוון את העובדים למידע הרלוונטי - בהתבסס על התפקיד והמיקום שלהם. העובדים שלנו מקבלים שקיפות מלאה לגבי סטטוס הבקשות שלהם, כמו גם את האפשרות לאינטראקציה עם צוות התמיכה בלייב צ'אט. כשאנחנו משיבים על שאלות בקלות וביעילות, העובדים שלנו יכולים לבלות פחות זמן בחיפוש אחר עזרה ולקבל יותר שקט נפשי, והכל במהירות וביעילות.
 

 

5. דאגו לעובדים שלא יכולים לעבוד מרחוק
כמו רבים מהעסקים, לא לכל העובדים יש עבודות שיכולות להתבצע מרחוק, ובכל זאת אנחנו ממשיכים לשלם לעובדים האלה גם כשהמשרדים סגורים. אנחנו גם מודעים לכך שכשהרבה מבתי הספר סגורים, גם עובדים שהיו יכולים לעבוד מהבית זקוקים לעזרה. זו הסיבה שאנחנו עובדים עם שותפים אזוריים ומעודדים גמישות אצל המנהלים, כדי להקל על האתגרים הנובעים מהצורך לטפל בילדים במקביל לעבודה. לא בטוח שכל עסק יכול לנקוט בצעדים האלה, אבל אני גאה בהנהגה שלנו שעושה את הפעולות האלה ודואגת לעובדים שלנו ולעולם בכל דרך שאנחנו יכולים.

מאז ומעולם היה חשוב שנציע כלים ומשאבים שישמרו על העובדים יעילים ומעורבים בעבודה. אבל עכשיו יותר מתמיד זו האחריות שלנו כמנהיגים, להקל על העובדים כדי שהם יוכלו להתמקד במה שחשוב. אנחנו מקווים שהרעיונות האלה יעזרו לכם ולארגונים שלכם למצוא דרכים לעבור את הזמנים המאתגרים האלה יותר בקלות.

הצטרפו אלינו לקריאה נוספת ולמדו עוד על מה שאנחנו עושים כדי להגן על העובדים, הלקוחות והקהילות שלנו. סדרת Leading Through Change מספקת מנהיגות מחשבתית, טיפים ומקורות, שיסייעו למנהיגות העסקית לצלוח את המשבר. מוזמנים לקרוא כמה מהמאמרים האחרונים שלנו: