Relatório de Vendas: como fazer e exemplos

Seu negócio já está familiarizado com o conceito de relatório de vendas? Esse tipo de relatório compila informações de todo o processo de vendas, desde propostas a documentos preenchidos por vendedores, para levantar dados estratégicos que podem alavancar ainda mais a conversão de clientes.

No entanto, criar um relatório de vendas é um desafio para muitos gestores e empreendedores. Afinal, não é fácil trabalhar com o agrupamento de dados e construir materiais relevantes.

Se isso é um problema para você e sua equipe, confira a seguir algumas dicas para produzir relatórios decisivos, que ajudam de verdade a maximizar seus resultados.

O relatório de vendas é um documento que reúne dados apurados na área comercial e serve para mostrar o desempenho das estratégias adotadas.

Diferente do que muitos pensam, a ideia não é somente usar esses dados para vender mais. Na verdade, a utilidade desse tipo de análise é ampla e se direciona para companhias que querem conquistar mais fatias do mercado em que atuam, trabalhar a retenção de clientes e se tornarem referências em seu setor.

Em resumo, os relatórios de vendas são balanços fundamentais para empresas que querem atingir uma receita crescente, recorrente e saudável. Além disso, é por meio deles que descobrimos se as ações de marketing e fidelização deram certo ou errado, tanto no cenário macro como no micro.

Apesar da estrutura do relatório de vendas poder ser adaptada para as mais diversas frentes, o foco das informações levantadas continua sendo a identificação de falhas e oportunidades para otimizar os processos da empresa.

Em relatórios que focam na performance dos vendedores, acompanhamos números e tópicos como:

• Quantas vendas foram realizadas pelo vendedor;

• Qual o valor total em vendas do vendedor;

• Quais foram os gastos com o transporte do vendedor;

• Quantas vendas foram realizadas em cada região;

• Quantas vendas foram realizadas por meio de cada canal digital;

• Cumprimento de metas e comissões.

Já em relatórios generalistas, os indicadores mais comuns são:

• Taxa de crescimento de vendas;

• Crescimento do ticket médio;

• Custo por Aquisição de Cliente (CAC);

• Lifetime Value (LTV);

• Taxa de renovação;

• Taxa de abandono de carrinho (churn rate);

• Ciclo de vendas;

• Retorno sobre o Investimento (ROI);

• Cumprimento de metas coletivas.

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Vale lembrar que é através dos relatórios de vendas que ajustes pontuais ou sistêmicos podem ser mapeados e aplicados na prática. Além disso, eles estimulam o aprendizado na empresa, pois quando um vendedor que obteve bom desempenho no relatório compartilha suas técnicas de venda, todos saem ganhando. 

Ainda é possível aumentar a produtividade dos colaboradores por meio da análise de vendas. Isso porque você consegue visualizar gargalos que estão impedindo a equipe de atingir o seu máximo potencial. Assim, você mira no problema e oferece uma solução certeira para reengajar o time e recuperar o fôlego.

Fazer o relatório de vendas por fazer, sem de fato estudá-lo, tirar insights e informações relevantes, não faz sentido algum. Muitos gerentes, diretores comerciais e até clientes ainda não entendem que o relatório não se trata de uma burocracia que será arquivada, tampouco que as métricas servem para destacar conquistas e pontos de atenção e não apontar dedos e gerar pressão sobre a equipe de vendas. 

Na verdade, o relatório é um importante instrumento de trabalho que deve ajudar gestores a avaliar a situação comercial da empresa e orientar as melhores decisões com base em dados reais. Por outro lado, também não adianta ter a mais nobre das intenções se o relatório não foi criado de forma inteligente e acessível. 

A seguir, você confere 5 dicas de como criar o relatório perfeito para o seu negócio. Confira:

Ao olhar com atenção para o funil de vendas, você terá uma visão ampla de tudo que está acontecendo na empresa: oportunidades em aberto, negócios em fase de fechamento, vendas convertidas, valores de cada venda, quais clientes estão comprando etc. Desse modo, já é possível identificar eventuais impasses e momentos da jornada de compra que podem estar acumulando problemas. 

Neste relatório abaixo é possível enxergar por exemplo seu pipeline de vendas, com negócios com propensão a fechar nos próximos dias e meses. Tendo uma previsibilidade bem maior em suas receitas futuras.

Primeiro, entenda o seguinte: não há como fazer um relatório de vendas sem informações precisas, coletadas no dia a dia da operação. Por outro lado, quando seus vendedores estão cansados após reuniões sem fim e negociações desafiadoras, é muito tentador não preencher adequadamente as informações sobre as vendas – ainda mais se a equipe ainda adota uma planilha de controle manual para isso. 

Por isso, eduque e relembra a equipe de como é importante obter todos os dados da operação de maneira precisa, detalhada e confiável. Explique também como a falta de preenchimento pode impactar nos resultados.

Outra alternativa que pode ajudar bastante é adotar um CRM que seja acessível por diversos dispositivos, do desktop ao mobile. Assim, quem vende poderá realizar o preenchimento de dados em poucos toques e a qualquer momento.

Prepare um espaço do relatório para incluir o valor total das vendas e o volume de vendas realizadas. Em seguida, incentive os vendedores a descrever a quantidade de cada mercadoria ou tipo de serviço vendido, com o correspondente montante monetário total. 

Contudo, se você oferece serviços extremamente personalizados, como consultorias e projetos sob medida, considere pular essa etapa, já que a natureza das vendas tende a ser muito particular.

Você confere algumas sugestões de métricas abaixo: 

a) Ticket médio de vendas: defina inicialmente o ticket médio das vendas totais e, depois, o ticket médio de cada tipo de produto ou serviço (isso porque, muitas vezes, há descontos por quantidade e outros fatores, negociados caso a caso).

b) Vendas por vendedor: dado muito importante para gerenciar comissões e o desempenho da equipe comercial. Aqui, devem ser apresentados o valor total das vendas por vendedor e o volume de vendas realizadas.

Dependendo do portfólio de produtos ou serviços da empresa, é possível também mostrar as quantidades e valores desses itens que cada vendedor vendeu. 

c) Ciclo de venda a partir da reunião realizada: essa métrica está aqui para medir o tempo gasto com cada cliente. Idealmente, o ciclo de venda depois da reunião deve ser o menor possível – e, calculando esse KPI, é possível pensar em estratégias para agilizar o fechamento do negócio. 

d) Volume de chamadas realizadas: o volume de chamadas realizadas funciona em conjunto com o número de vendas e reuniões feitas. Fazendo um paralelo entre eles, observa-se qual é a quantidade ideal de encontros para alcançar seus objetivos comerciais.

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Deu para perceber que um relatório de vendas precisa de muitos dados para cumprir sua proposta, não é? Agora imagine levantar todas essas informações manualmente, em locais separados, e depois juntá-las em uma planilha… Chega a dar um desânimo, para não dizer vontade de desistir de fazer um bom relatório.

Se você conta com um CRM, todos os dados mais relevantes ficam disponíveis na plataforma, reunidos em um lugar só e acessíveis por qualquer dispositivo. Além disso, a inteligência artificial do software gera insights automaticamente, que podem ajudar tanto no processo de análise quanto na rotina da equipe comercial.

Dessa forma, fica muito mais fácil, rápido e prático construir um relatório assertivo e aplicar esse feedback de forma efetiva.

Agora que você já sabe o que é e como criar um bom relatório de vendas, vamos recapitular as principais vantagens de contar com este material no dia a dia da empresa:

• Com um relatório, você monitora a equipe de vendas

Os relatórios mensais contribuem para que você saiba como está sendo a produtividade da sua equipe, com o intuito de mantê-la com um alto rendimento. Além disso, é com base nesses dados que você conseguirá definir suas metas e visualizar com clareza se elas estão sendo cumpridas.

• Você identifica gargalos que atravancam o processo

Está claro que toda empresa está sujeita a erros. Entretanto, ao ter em mãos relatórios frequentes, fica mais fácil evitar problemas e identificá-los rapidamente caso surjam, sendo mais simples corrigi-los no início. Você ainda conseguirá encontrar pontos que podem ser melhorados e atividades desnecessárias no fluxo de trabalho, que pedem automatização ou podem até ser eliminadas.

• Você traça metas mais realistas

Toda empresa tem objetivos a serem alcançados. Entretanto, em alguns casos, os gestores acabam definindo metas com base em achismos e ambições que não correspondem à realidade do negócio. Ancorando-se em relatórios, você se certifica de estar buscando algo que o time de vendas consegue alcançar e ajusta sua estratégia regularmente para facilitar esse processo.

Nosso blog e Centro de Recursos estão sempre atualizados com novidades e conteúdos sobre vendas, inteligência artificial e CRM. Abaixo sugerimos mais algumas leituras que podem ser úteis a você:

• As 8 métricas que o seu painel de vendas tem que ter

• Como criar e coordenar múltiplos funis de venda?

• Vendas B2B: 10 mandamentos para vender para este segmento

• Outbound Sales: O que é e como funciona?

Conheça também todas as soluções do Salesforce Customer 360 e saiba como o nosso CRM pode ajudar a sua empresa a prosperar. Bons negócios e até a próxima!