Para muitos de nós, a expressão "no trabalho" sempre representou um espaço físico: o escritório. Mas, agora, empresas, comunidades, escolas e organizações de todos os tipos estão procurando se adaptar ao trabalho em casa.
Esta mudança rápida e de grandes proporções fez surgir uma questão: como podemos facilitar o trabalho de nossos funcionários quando todos estão em locais diferentes? Todos os executivos com quem tenho falado, sejam CEOs ou CIOs, CMOs ou CTOs, CROs ou CPOs, estão se fazendo a mesma pergunta: o que eu faço agora?
Não há mágica nem respostas prontas. Mas eu quero compartilhar como nós, na Salesforce, estamos:
Mantendo nossos funcionários em segurança e engajados
Automatizando novos processos e desenvolvendo novas políticas
Inovando e aprendendo novas formas de utilizar meios digitais no trabalho
Eu espero que este artigo inspire outras empresas a encontrar novas formas, não somente de trabalhar, mas também de implementar ferramentas e práticas que mantenham todos trabalhando juntos, independentemente de onde estiverem.
Crie canais de comunicação aberta e transparente
Na Salesforce, para compartilharmos notícias e informações, utilizamos o Chatter, nossa ferramenta de redes sociais interna. Em tempos assim, o Chatter é ainda mais importante, pois permite que nossos executivos e equipes de segurança compartilhem atualizações por meio de uma única central. Também oferece um recurso por onde nossos funcionários fazem perguntas e visualizam respostas públicas.
Embora tenhamos um grupo para todos da Salesforce, por onde compartilhamos as informações mais importantes para cada um de nossos mais de 50.000 membros, criamos um grupo de Atualizações sobre o coronavírus por onde nossos funcionários podem tirar dúvidas. Cada escritório tem seu próprio grupo do Chatter para compartilhar informações locais. E evitamos informações sigilosas quando compartilhamos perguntas por meio dele.
Mas nossos canais de comunicação vão além do Chatter. Também utilizamos a sinalização digital em nossa página de login para compartilhar anúncios críticos. Além disso, temos um documento do Quip atualizado diariamente com as últimas diretrizes e recursos. Eles são a nossa única fonte confiável. E a nossa liderança nos envia atualizações diárias por e-mail com as novidades no desenvolvimento de projetos, compartilhando as questões mais urgentes pelo Chatter. Essa transparência é crucial quando todos estão procurando informações atualizadas.
Digitalize os processos para "facilitar o" trabalho remoto
Se nossos registros e documentos fossem em papel até agora, a mudança para o trabalho remoto teria sido mais difícil. Mas, por sermos uma empresa de tecnologia, não utilizamos muitos papéis. De qualquer forma, transferimos a maioria dos processos que exigiam o registro de informações em planilhas ou o envio de e-mails para os aplicativos criados na nossa plataforma. Criamos aplicativos que digitalizam informações, como autorizações de viagem, conteúdo de marketing e organogramas. Em vez de enviar um e-mail com a última versão de uma planilha, todos podem acessar as informações de que precisam. E como todos esses processos sempre foram digitalizados e criados pela Salesforce, a transição para o trabalho remoto foi fácil.
Utilize ferramentas que facilitam a colaboração
Eu admito, trabalhar remotamente dificulta a colaboração. Nós valorizamos aquele bate-papo descontraído que gera ideias valiosas e nos ajuda a encontrar soluções no trabalho. Por isso, é útil ter ferramentas colaborativas e sociais tanto para encorajar conversas por vídeo, sejam reuniões formais ou um “café virtual”, quanto para trabalhar com documentos. Com o Quip, podemos trabalhar de forma colaborativa e rápida, transformando tags e bate-papos em documentos, além de permitir que todos trabalhem juntos de lugares diferentes.
Por exemplo, uma funcionária conclui que se não pudesse ir até o seu cliente teria de encontrar uma forma de realizar uma sessão em que usaria um quadro branco, sem o quadro branco. Então, ela pediu sugestões aos seus colegas por meio de um documento do Quip. Em poucas horas, várias pessoas acessaram o documento para dar suas opiniões. Agora, todos os funcionários da Salesforce podem pesquisar ferramentas comprovadas e saber como utilizá-las durante reuniões virtuais. E, para facilitar a colaboração virtual, agora todos podem baixar o Quip de graça.
Também estamos utilizando o Trailhead para compartilhar dicas de como colaborar remotamente e permanecer focado durante tempos difíceis. Confira este Trailmix com dicas que estão ajudando a nossa equipe a levar uma vida mais tranquila e a trabalhar remotamente.
Facilite o acesso às informações
Durante as últimas semanas, diminuímos o número de viagens, implementamos novas políticas de trabalho remoto e incentivamos nossos funcionários a reconsiderar seus planos de viagens. Isso gerou muitos questionamentos às nossas equipes de TI, RH e instalações. É importante que nossos funcionários tenham acesso às informações e possam abrir tickets com facilidade caso necessitem de assistência.
O Concierge é a nossa ferramenta de serviço de autoatendimento. Ele possui uma interface de busca que dá acesso a artigos de base de conhecimento e mostra ao funcionário informações relevantes para a sua função e localização. Nossos funcionários têm total transparência sobre o status de suas solicitações e podem interagir com o responsável pelo suporte técnico por meio do Live Chat. Ao respondermos a um questionamento, aliviamos o estresse de nossos funcionários. Rapidamente, eles podem focar em suas atividades e trabalhar com tranquilidade.
Assistência aos funcionários que não podem trabalhar remotamente
Assim como outras empresas, nem todos os nossos funcionários podem trabalhar remotamente. Por isso, continuamos pagando trabalhadores eventuais mesmo com nossos escritórios fechados. Também estamos conscientes de que, com as escolas fechadas, mesmo pessoas que poderiam trabalhar remotamente precisam de assistência. Por esses motivos, estamos trabalhando com parceiros regionais e pedindo flexibilidade aos gerentes para que entendam as dificuldades enfrentadas por profissionais que têm filhos. Nem todas as empresas têm a possibilidade de fazer o mesmo. Mas sinto orgulho de nossos líderes por colocarem em prática essas ações e se preocuparem com a nossa Ohana (como chamamos a nossa comunidade) e o mundo de todas as formas possíveis.
Oferecer ferramentas e recursos para que nossos funcionários produzissem mais e ficassem engajados no trabalho sempre foi importante para nós. Mas, principalmente agora, temos a responsabilidade de, como líderes, aliviar o estresse de nossos funcionários para que esses possam focar no que importa. Espero que essas ideias ajudem você e a sua empresa a encontrar formas de atravessar essa crise com mais facilidade.
Junte-se a nós e conheça nossas outras maneiras de proteger nossos funcionários, clientes e comunidades.
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